La borne d’accueil (auto-enregistrement)
La borne d’accueil, qu’elle soit physique ou virtuelle, permet aux patients de s’auto-enregistrer dès leur arrivée à la clinique. Une fois enregistrés, leur état passe automatiquement à Arrivé dans Ofys. Les patients peuvent également vérifier leurs informations personnelles (contacts, adresse et pharmacie), et les mettre à jour au besoin ! Cette fonctionnalité apporte de la souplesse au processus d’enregistrement et réduit la charge de travail du personnel administratif.
Configuration de la borne d’accueil
Borne physique
Si la clinique opte pour une borne physique, elle doit installer un ordinateur ou une tablette à sa réception avec un lecteur de codes à barres.
Contactez-nous lorsque vous êtes prêts à mettre en place cette fonctionnalité, et nous vous enverrons l’adresse de la page web d’enregistrement.
Cliquez ici pour une affiche d’instructions que vous pouvez installer à la borne d’accueil.
Borne virtuelle
La borne virtuelle se présente sous la forme d’une affiche personnalisée avec le nom et le logo de votre clinique, accompagnée d’un code QR menant à la page d’auto-enregistrement. À son arrivée, le patient n’a qu’à scanner ce code avec son téléphone et saisir son numéro d’assurance maladie.
Si vous êtes intéressés, contactez-nous pour obtenir votre affiche personnalisée. Pour une utilisation optimale, nous vous conseillons de l’imprimer en couleur et en grand format (si possible, à une imprimerie).
Combinaison des deux options
Vous pouvez choisir d’avoir à la fois une borne physique et une borne virtuelle, afin d’offrir aux patients une flexibilité maximale.
Paramètres de la borne
Voici les options possibles pour l’auto-enregistrement des patients :
- Auto-enregistrement simple : L’arrivée est enregistrée automatiquement après avoir scanné la carte ou inscrit le NAM.
- Vérification des informations : Le patient doit inscrire son code postal pour valider son identité, puis il voit ses informations personnelles (contacts, adresse, pharmacie) et doit les confirmer afin d’indiquer son arrivée. Il est avisé de passer à la réception si ses informations ont changé.
- Modification des informations : Le patient doit inscrire son code postal pour valider son identité, puis il voit ses informations personnelles et peut mettre à jour les contacts et adresses avant de confirmer son arrivée. Il est avisé de passer à la réception si sa pharmacie a changé ou s’il n’y en a pas au dossier.
Les préférences de la clinique sont configurables dans Administration > Préférences > Auto-enregistrement par un utilisateur administrateur. Dans le cas d’un GMF multi-sites, les mêmes paramètres s’appliquent à tous les sites.
Assurez-vous que la première case, Activer l’auto-enregistrement, soit cochée pour que la borne d’accueil fonctionne.
Règles
L’auto-enregistrement est soumis à certaines restrictions. Voici les situations où l’auto-enregistrement n’est pas possible :
- Carte d’assurance maladie expirée
- Aucune date d’expiration de la carte d’assurance maladie au dossier
- Retard de plus de 10 minutes
- Il y a plus d’un patient avec le même NAM
- Fonctionnalité d’auto-enregistrement désactivée pour ce patient (voir plus bas pour les détails).
Dans l’une ou l’autre de ces situations, le patient est avisé de passer à la réception.
Si le patient a plus d’un rendez-vous dans la journée, tous ses rendez-vous passeront à l’état Arrivé.
Modification de la fiche patient
Si la modification de la fiche patient est autorisée, le patient peut modifier les contacts et les adresses qui sont à son dossier, ou en ajouter. La suppression d’informations n’est pas permise, pour éviter la perte de données accidentelle.
Le patient peut voir sa pharmacie et est avisé de passer à la réception pour tout changement nécessaire.
Historique des modifications
Si un patient modifie ses informations lors de l’auto-enregistrement, les informations seront automatiquement mises à jour dans son dossier. L’historique des modifications sera visible en cliquant sur cette icône, au-dessus de sa fiche patient dans Ofys.
L’entrée indiquera que la modification a été effectuée par Info-Data_Sofy et permettra de comparer les informations avant et après modification.
Désactivation pour un patient
Dans certaines situations, la clinique peut vouloir empêcher un patient de s’auto-enregistrer (par exemple, si une interaction avec la réception est nécessaire avant la consultation).
Pour ce faire, dans le dossier du patient :
- Ouvrez sa fiche démographique
- Descendez à la section Rendez-vous
- À Auto-enregistrement, sélectionnez Non pour désactiver la fonctionnalité pour ce patient.
Désactivation pour la clinique
Pour désactiver la fonction d’auto-enregistrement pour la clinique, retournez à l’onglet Administration > Préférences > Auto-enregistrement, puis décochez la case Activer l’auto-enregistrement.
