Envoi et gestion des messages

Le système de messagerie d’Ofys permet aux utilisateurs de communiquer entre eux. Chaque utilisateur possède sa propre boîte de messagerie. Il est conseillé d’utiliser les messages lorsqu’on souhaite avoir un échange entre deux utilisateurs ou si la clinique désire envoyer un message à un groupe d’utilisateurs. Nous conseillons d’utiliser les tâches pour tout ce qui concerne les actions à faire en lien avec les patients, celles-ci étant plus conviviales pour le travail d’équipe. Visitez cette page pour en savoir plus.

Tutoriel

Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!

Envoyer un message

Pour rédiger un message, cliquez sur l’icône d’enveloppe qui se trouve en haut à droite. Vous y avez accès même quand vous écrivez au dossier ou regardez des résultats.

La fenêtre de création de messages s’ouvrira au bas de l’écran. Voici les éléments qui s’y trouvent :

Destinataire : Vous pouvez, à l’aide du menu déroulant, sélectionner À un utilisateur ou À un patient.

Par défaut, c’est sur À un utilisateur. Cliquez dans le champ Ajouter un destinataire et choisissez un nom dans la liste qui s’affiche, ou recherchez en tapant quelques lettres et faites Enter pour sélectionner. Vous pouvez envoyer un message à plusieurs destinataires individuels ou à un type d’employé ou de professionnel à l’aide des deux icônes bleues au bout de la ligne. Il existe également des groupes d’utilisateurs qui peuvent être créés par la clinique, consultez cette page pour en savoir plus. Finalement, vous pouvez cliquer sur le bouton Tous pour envoyer un message à tous les utilisateurs de votre clinique/GMF. Lorsqu’un message est envoyé à un groupe, chaque personne en reçoit une copie. Il n’y a pas de boite commune pour les groupes (à l’opposée des tâches).

Lorsque vous choisissez À un patient, vous pouvez envoyer un message sur le portail du patient. Si un dossier était ouvert, le patient sera automatiquement inscrit comme destinataire. Vous pouvez le retirer et en choisir un autre.

Sujet : Il n’est pas obligatoire, mais vous pouvez en ajouter un.
Texte : Écrivez ici votre message. Vous pouvez utiliser des gabarits pour le rédiger, ce qui permet de gagner du temps si vous envoyez souvent le même message. Pour avoir accès à la liste de gabarits, faites les touches CTRL et Espace.

Le bouton Envoyer apparaîtra lorsque vous aurez écrit quelque chose.

Urgent : un message marqué comme tel aura un indicateur d’urgence. Lors de la réception d’un message urgent, l’onglet des messages change d’apparence pour en informer le destinataire (il devient rouge avec un point d’exclamation).
Patient joint : On peut joindre un patient au message, en cliquant sur l’icône de dossier au bas de la fenêtre. Il suffit ensuite de sélectionner un patient en lançant la recherche. Si un dossier était ouvert, il sera automatiquement joint au message. Vous pouvez le retirer et en choisir un autre.
Trombone : lorsqu’un patient est sélectionné, vous pouvez ensuite ajouter des documents, labos ou formulaires en cliquant sur le trombone.

À cet endroit, cliquez sur l’icône de dossier pour consulter le dossier du patient. Si le patient lié n’est pas le bon ou si vous désirez simplement retirer le patient du message, cliquez sur le petit X à droite du dossier.

À noter qu’une fois le message envoyé, on ne peut plus retirer le dossier joint.

Quand vous consultez un document (laboratoire/document/formulaire/etc.), vous retrouvez la même icône d’enveloppe en haut à droite. Cliquez sur celle-ci pour ouvrir une fenêtre de message. Ce qui était en consultation sera mis en pièce jointe automatiquement. Vous pouvez toujours cliquer sur le trombone pour ajouter d’autres items.

Lorsque vous êtes dans votre boite de message, vous pouvez également cliquer sur le bouton suivant pour écrire un nouveau message.

Si vous envoyez un message à un professionnel absent, vous serez avisé de son absence. Les absences sont notées par le calendrier de l’horaire, consultez cette page au besoin.

La boite de messages

La gestion des messages se fait par l’onglet Messages. Vous retrouverez les messages non lus dans la boite Non lus, tandis que la Boîte de réception affiche ceux lus, mais non archivés. On conseille de garder dans votre boite de réception seulement vos messages lus mais pas encore gérés, et de les archiver une fois qu’ils sont réglés.

Dans l’aperçu du message, vous voyez le patient joint et un trombone s’il y a des pièces jointes.

Cliquez sur un message pour l’ouvrir. Vous verrez alors le contenu du message, le dossier qui y est joint et la pièce jointe s’il y en a une. Le bouton à droite du nom du patient permet de consulter directement son dossier. Cliquez sur le bouton Voir réponses et transferts, afin de voir la suite des messages s’il y a lieu.

Dans le haut du message, vous verrez les icônes suivantes :

Répondre à tous

Répondre

Transférer ce message à un autre utilisateur

Créer une tâche à propos de ce message

Déplacer le message dans un de vos dossiers personnalisés

Archiver et passer au suivant

Archiver et fermer

Permet de marquer le message comme lu ou non lu

Fermer

Les messages archivés

Les messages ne peuvent être supprimés, mais ils peuvent être archivés.

Si un message a été archivé par erreur, allez à l’onglet Archivés pour avoir accès à la liste de tous les messages archivés. Cliquez ensuite sur ce bouton pour désarchiver le message. Il se retrouvera dans votre Boîte de réception.

Les messages envoyés

L’onglet Envoyés vous donne accès à la liste des messages que vous avez envoyés. Vous allez y retrouver tous les messages envoyés à un autre utilisateur, mais également tous les messages envoyés au portail d’un patient.

Indique que le message a été envoyé à un patient

Indique que le message a été envoyé à un utilisateur.

Les boites personnalisées

Vous pouvez classer vos messages à l’aide des boites personnalisées. Pour en créer une, cliquer sur le plus à côté de Boîtes.

Vous pouvez créer jusqu’à 15 boites personnalisées.

Consulter la boite de messages d’un collègue

Il est possible de consulter la boite de messages non lus de vos collègues afin de faciliter la gestion des messages en cas d’absence. Pour ce faire, cliquez sur votre nom et sélectionnez un autre utilisateur.

À noter que vous n’avez accès qu’à ses messages non lus. Si vous répondez à un message, ce sera en votre nom. Les messages resteront non lus dans la boite de l’utilisateur.