Le système de messagerie d’Ofys permet aux utilisateurs de communiquer entre eux. Chaque utilisateur possède sa propre boîte de messagerie. Il est conseillé d’utiliser les messages lorsqu’on souhaite avoir un échange entre deux utilisateurs ou si la clinique désire envoyer un message à un groupe d’utilisateurs. Nous conseillons d’utiliser les tâches pour tout ce qui concerne les actions à faire en lien avec les patients, celles-ci étant plus conviviales pour le travail d’équipe. Visitez cette page pour en savoir plus.

Tutoriel

Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!

Envoyer un message

Pour rédiger un message, cliquez sur l’icône d’enveloppe qui se trouve en haut à droite. Vous y avez accès même quand vous écrivez au dossier ou regardez des résultats.

La fenêtre de création de messages s’ouvrira au bas de l’écran. Voici les éléments qui s’y trouvent :

Destinataire : À l’aide du menu déroulant, vous pouvez choisir À un utilisateur ou À un patient.

Par défaut, l’option À un utilisateur est sélectionnée. Cliquez dans le champ Ajouter un destinataire et choisissez un nom dans la liste qui s’affiche, ou recherchez en tapant quelques lettres et faites Enter pour le sélectionner. Vous pouvez envoyer un message à plusieurs destinataires individuels ou à un type d’employé ou de professionnel à l’aide des deux icônes bleues au bout de la ligne. Il existe également des groupes d’utilisateurs qui peuvent être créés par la clinique, consultez cette page pour en savoir plus. Finalement, vous pouvez cliquer sur le bouton Tous pour envoyer un message à tous les utilisateurs de votre clinique/GMF. Lorsqu’un message est envoyé à un groupe, chaque personne en reçoit une copie. Il n’y a pas de boite commune pour les groupes (à l’opposée des tâches).

Lorsque vous choisissez À un patient, vous pouvez envoyer un message via portail du patient. Si un dossier était ouvert, le patient sera automatiquement inscrit comme destinataire. Vous pouvez le retirer et en choisir un autre.

Sujet : Le champ Sujet est facultatif. Vous pouvez le laisser vide ou y inscrire un titre pour votre message.
Texte : Saisissez le contenu de votre message dans ce champ. Vous pouvez utiliser des gabarits de message afin de gagner du temps si vous envoyez fréquemment le même type de message. Pour afficher la liste des gabarits, utilisez le raccourci clavier Ctrl + Espace.

Le bouton Envoyer apparaîtra lorsque vous aurez écrit quelque chose.

Urgent : un message marqué comme Urgent aura un indicateur d’urgence. Lors de la réception d’un message urgent, l’onglet des messages change d’apparence pour en informer le destinataire (il devient rouge avec un point d’exclamation).
Patient joint : On peut joindre un patient au message, en cliquant sur l’icône de dossier au bas de la fenêtre. Recherchez ensuite le patient à joindre et sélectionnez-le. Si un dossier patient était ouvert, il sera automatiquement joint au message. Vous pouvez le retirer et en choisir un autre au besoin.
Trombone : lorsqu’un patient est sélectionné, vous pouvez ensuite ajouter des documents, labos ou formulaires en cliquant sur l’icône Trombone.

Dans la fenêtre d’envoi de messages, cliquez sur l’icône de dossier pour consulter le dossier du patient. Si le patient lié n’est pas le bon ou si vous désirez simplement retirer le patient du message, cliquez sur le petit X à droite du dossier.

À noter qu’une fois le message envoyé, on ne peut plus retirer le dossier joint.

Quand vous consultez un document (laboratoire/document/formulaire/etc.), vous retrouvez la même icône d’enveloppe dans la barre d’options en haut à droite. Cliquez sur celle-ci pour ouvrir une fenêtre de message. Ce qui était en consultation sera mis en pièce jointe automatiquement. Vous pouvez toujours cliquer sur le bouton de trombone pour ajouter d’autres items.

Lorsque vous êtes dans votre boite de message, vous pouvez également cliquer sur le bouton +Composer pour écrire un nouveau message.

Si vous envoyez un message à un professionnel absent, vous serez avisé de son absence. Les absences sont notées par le calendrier de l’horaire, consultez cette page au besoin.

La boite de messages

La gestion des messages se fait par l’onglet Messages. Vous retrouverez les messages non lus dans l’onglet Non lus, tandis que l’onglet nommé Boîte de réception affiche ceux lus, mais non archivés. On conseille de garder dans votre boite de réception seulement vos messages lus mais pas encore gérés, et de les archiver une fois qu’ils sont réglés.

Dans l’aperçu du message, vous voyez le patient joint et un trombone s’il y a des pièces jointes.

Cliquez sur un message pour l’ouvrir. Vous verrez alors le contenu du message, le dossier qui y est joint et la pièce jointe s’il y en a une. Le bouton à droite du nom du patient permet de consulter directement son dossier. Cliquez sur le bouton Voir réponses et transferts, afin de voir la suite des messages s’il y a lieu.

Dans le haut du message, vous verrez les icônes suivantes :

Icône de double flèche vers la gauche: répondre à tous

Icône de flèche vers la gauche: répondre

Icône de flèche vers la droite: transférer ce message à un autre utilisateur

Icône de crochet: créer une tâche à propos de ce message

Icône de dossier: déplacer le message dans un de vos dossiers personnalisés

Icône de boite avec une flèche verte: archiver et passer au suivant

Icône de boite avec un x rouge: archiver et fermer

Icône de 3 points un au dessus des autres: permet de marquer le message comme lu ou non lu

Icône de x rouge: fermer

Les messages archivés

Les messages ne peuvent être supprimés, mais ils peuvent être archivés.

Si un message a été archivé par erreur, allez à l’onglet Archivés pour avoir accès à la liste de tous les messages archivés. Cliquez ensuite sur l’icône de boite avec un rond rouge pour désarchiver le message. Il se retrouvera dans votre Boîte de réception.

Les messages envoyés

L’onglet Envoyés vous donne accès à la liste des messages que vous avez envoyés. Vous allez y retrouver tous les messages envoyés à un autre utilisateur, mais également tous les messages envoyés au portail d’un patient.

Icône d’avion en papier et dossier: indique que le message a été envoyé à un patient

Icône d’avion en papier: indique que le message a été envoyé à un utilisateur.

Les boites personnalisées

Vous pouvez classer vos messages à l’aide des boites personnalisées. Pour en créer une, cliquer sur le + à côté de Boîtes.

Vous pouvez créer jusqu’à 15 boites personnalisées.

Consulter la boite de messages d’un collègue

Il est possible de consulter la boite de messages non lus de vos collègues afin de faciliter la gestion des messages en cas d’absence. Pour ce faire, cliquez sur votre nom en haut dans le menu de gauche et sélectionnez un autre utilisateur.

À noter que vous n’avez accès qu’à ses messages non lus. Si vous répondez à un message, ce sera en votre nom. Les messages resteront non lus dans la boite de l’utilisateur.