Les fax en erreur peuvent être gérés de deux façons : par l’utilisateur qui en fait l’envoi, ou par le personnel administratif. Cette section du guide vous montre comment procéder dans les deux cas.

Par l’utilisateur

Du tableau de bord

Lorsque vous êtes dans votre tableau de bord, vous verrez la section télécopies. Celle-ci regroupe tous les fax envoyés, par journée. Ils sont classés en trois catégories: transmis, en cours et en erreur. En cliquant sur chacune des catégories, vous verrez la liste des documents qui y correspondent.

Pour la date, utilisez les flèches ou le calendrier pour voir la liste des fax pour une autre journée !

Lorsque vous êtes dans la liste, vous verrez sur chaque envoi le statut du fax. Dans le cas des fax en erreur, vous verrez également la raison d’échec à la fin de la ligne Statut.

Pour voir le document dont le fax est question, cliquez sur le fax en erreur. Le document s’ouvrira et vous aurez l’option Renvoyer/Transmettre ce fax, au-dessus. Il faudra alors que vous remettiez le numéro de fax du destinataire. En vous fiant à la raison de l’échec, modifiez le numéro au besoin.

Lorsqu’un fax est retransmis, il a la mention A été retransmis mais conserve le statut en échec. Le document apparaitra une nouvelle fois dans les envois, et c’est le statut du nouvel envoi qui importe.

Du dossier patient

Dans le dossier du patient, vous pouvez voir les fax envoyés dans la section Télécopies. De la même façon , vous verrez dans l’aperçu le statut du fax, le numéro du destinataire, la date de l’envoi, ainsi que la raison pour laquelle il est en erreur si c’est le cas.

Un fax qui est rouge est en erreur, en bleu est en cours d’envoi et en blanc a été envoyé avec succès. En cliquant sur le fax en erreur, vous aurez l’option de le retransmettre, comme lorsque vous êtes dans le tableau de bord. Encore une fois, un fax qui a été retransmis aura la mention A été retransmis dans le haut de celui-ci, mais restera en erreur (puisque cette tentative d’envoi a réellement échoué). Un nouvel envoi apparaitra au-dessus de la liste et le statut important est celui de ce renvoi de fax.

Tutoriel

Par le personnel administratif

Le personnel administratif peut aussi être responsable de renvoyer les fax échoués, en vérifiant le portail de fax ou les courriels d’alerte reçus.

Du portail de fax

Dans le cas de cette option, le personnel administratif doit se rendre sur le portail SRFax (les informations de connexion ont été transmises au gestionnaire de la clinique) afin de voir tous les fax envoyés pour la clinique et consulter les fax échoués.

Les fax échoués qui se retrouvent à cet endroit ont été transmis de Ofys à SRFax, et toutes les tentatives d’envoi par SRFax vers le destinataire ont échoué.

⚠️ Dans le cas où le fax ne se rend pas du tout de Ofys à SRFax (p.ex. si le service SRFax est en panne), l’utilisateur recevra un message dans Ofys pour l’aviser.

Lorsque vous êtes connecté au portail SrFax, rendez-vous à la section Faxes sent, pour voir la liste de tous les fax envoyés par votre clinique. Ceux qui sont en erreur auront la mention Failed en rouge. Vous pouvez aussi utiliser un filtre pour n’afficher que les fax échoués.

En laissant votre curseur sur le point d’interrogation dans la colonne Options, vous verrez la raison pour laquelle le fax est en erreur. Il est possible de renvoyer le fax à partir de là, mais n’utilisez pas cette option : renvoyez-le plutôt à partir du dossier du patient dans Ofys.

Pour ce faire, cliquez sur l’œil afin d’afficher le document. Vérifiez de quel dossier il est question, ouvrez le dossier dans Ofys et renvoyez le fax à partir du dossier patient, de la même façon qu’à l’étape précédente.

⚠️ Attention, il se peut que l’utilisateur ait déjà renvoyé le fax. Toujours vérifier si la mention A été retransmis est sur le document échoué. Dans tel cas, ne pas le retransmettre !

Une fois le fax renvoyé, pour faciliter le suivi des fax échoués, vous pouvez supprimer du portail ceux qui sont en erreur. L’envoi échoué restera au dossier dans Ofys (avec la mention A été retransmis) mais sachez qu’il affichera Document absent lorsque vous tenterez de l’afficher.

Ne supprimez jamais du portail les fax envoyés avec succès, puisque la confirmation qui se trouve du côté de Ofys disparaitra également.

Du courriel

Par défaut, l’adresse courriel utilisée lors de la création du compte de fax reçoit automatiquement une notification par courriel pour chaque fax échoué. Cette préférence peut être modifiée dans les paramètres du compte, selon les besoins de la clinique.

Le personnel administratif peut se contenter de vérifier uniquement cette boîte courriel pour suivre les envois échoués. Cela permet une gestion centralisée et simplifiée des échecs de transmission.

Chaque courriel de notification contient un aperçu du fax échoué, incluant généralement des informations essentielles comme le nom du patient. Cela facilite l’identification rapide du dossier concerné.

Il faut ensuite ouvrir le dossier du patient dans Ofys, ouvrir le fax échoué et le renvoyer.

⚠️ Attention, il se peut que l’utilisateur ait déjà renvoyé le fax. Toujours vérifier si la mention A été retransmis est sur le document échoué. Dans tel cas, ne pas le retransmettre !

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