Ouvrir l’horaire
Pour débuter, allez à l’onglet Édition pour passer en mode édition d’horaire. Choisissez ensuite la journée de votre choix. Vous pouvez cliquer directement sur la journée dans le calendrier à gauche complètement.
À noter
Lorsque vous passez en mode édition, les rendez-vous à l’horaire ne sont plus affichés. Si des patients se trouvent déjà à l’horaire pour la journée que vous éditez, ils ne seront toutefois pas affectés par les changements. Par exemple, si vous supprimez des plages horaires, les rendez-vous ne seront pas supprimés lorsque vous sortirez de l’édition.
Le bouton suivant vous permet de modifier les heures affichées. Par exemple, si les heures régulières débutent à 8h et que vous voulez ajouter des plages plus tôt, vous pouvez cliquer à cet endroit pour agrandir la plage affichée.
Vous pouvez également modifier l’échelle de préférence d’affichage selon vos besoins. Par exemple, lorsque vous mettez vos préférences en 5 minutes, vous obtenez ainsi plus de flexibilité pour l’heure de début des périodes. Chaque rectangle gris représente une période de 5 minutes.
Sélectionnez ensuite la durée par défaut des rendez-vous que vous voulez créer.
Pour créer votre première période, cliquez simplement dans la journée à l’endroit où vous voulez que l’horaire commence. Il faut s’assurer de cliquer au début de la période, dans le premier espace.
À droite, vous verrez tous les détails de votre période: l’heure de début, l’heure de fin, le type de période et la durée des rendez-vous (qui prend la durée par défaut). Le type de période peut être changé avec le menu déroulant. Celui-ci vous donne accès aux types de périodes créées par votre clinique. Vous pouvez également lui ajouter un nom si vous le désirez, il s’affichera sur la période à la suite du type.
Vous pouvez choisir le site de la période, dans le cas où vous travaillez pour un GMF multi-sites. Celui qui est sélectionné par défaut correspond à celui qui est sélectionné dans l’horaire. Vous pouvez le modifier manuellement pour la période avec le menu déroulant ou encore, si vous désirez changer celui sélectionné par défaut, en sélectionner un autre dans l’horaire.
La case Sofy rend cette plage accessible pour la prise de rendez-vous en ligne sur le portail patient Sofy. Les rendez-vous sont alors disponibles pour tous les patients de votre clinique.
La case Sofy-Patients du professionnel rend la plage accessible pour la prise de rendez-vous en ligne (non lié à l’Orchestrateur de rendez-vous / Hub), mais seulement pour les patients pour lesquels vous être l’intervenant au dossier.
La case Activation de la période vous permet d’indiquer, au besoin, combien de minutes avant le début de la période vous voulez que la plage soit disponible en ligne.
La case Fermée vous permet de fermer une période afin que personne n’y ait accès pour la prise de rendez-vous.
Pour la suite, vous avez l’option de créer une période de plusieurs heures, par exemple de 8h à 12h, et d’indiquer que ce sont des rendez-vous de, par exemple, 15 minutes. Cette fonctionnalité évite de devoir créer plusieurs périodes distinctes pour ouvrir la journée et peut être pratique quand tous les rendez-vous sont du même type et de la même durée.
Cependant, cette option offre moins de flexibilité si vous désirez modifier le type d’un rendez-vous, supprimer ou fermer une période par après.
Cette fonctionnalité signifie que si vous allongez une période dans le but de créer un plus long rendez-vous, par exemple une période qui était de 8h à 8h30 que vous allongez jusqu’à 9h, il est important de changer la Durée des rendez-vous à 60 minutes afin que ce soit un seul rendez-vous de 1 heure et non 2 rendez-vous de 30 minutes.
Sinon, vous avez l’option de créer plusieurs périodes une à la suite de l’autre:
Une fois la première période créée, vous pouvez en ajouter d’autres par la suite en cliquant encore dans la journée ou en utilisant le bouton Nouvelle période. Le chiffre qui se trouve à côté du titre de la section indique le nombre de périodes ajoutées pour cette journée.
Pour créer d’autres périodes d’une durée différente, vous devez d’abord modifier la durée des rendez-vous par défaut. Cliquez ensuite dans l’espace de votre prochaine période et changez le type au besoin. Les prochaines périodes ajoutées seront du même type.
Lorsque vous avez terminé, il ne vous reste qu’à enregistrer et la journée est ouverte! Pour voir la journée que vous venez d’éditer, cliquez sur l’onglet “Rendez-vous” pour sortir du mode édition.
