La gestion des listes de rappel
Général
Les listes de rappel sont utilisées pour contacter les patients lorsqu’il est temps de leur donner un rendez-vous.
Par exemple, lorsqu’un patient doit être vu dans 6 mois, le professionnel ou la secrétaire peut ajouter un rappel de rendez-vous à son dossier avec la date 6 mois dans le futur.
Lorsqu’il est temps d’ouvrir l’horaire pour le mois en question pour ce professionnel, les secrétaires sortent la liste de patients pour ce mois et les contactent pour leur offrir un rendez-vous.
Gestion des listes
La gestion des listes de rappel se fait à partir de l’horaire, sous l’onglet Rappels. Vous pourrez à cet endroit effectuer une recherche de rappels pour sortir votre liste pour une période donnée.
Vous aurez alors accès à un outil de recherche avec certains critères. Vous pouvez chercher par date de rappel ou date de création, en mettant un intervalle. Vous pouvez également affiner votre recherche en ajoutant des filtres par professionnel, par priorité, par préférence de temps, par étiquette et même par la note.
Si on cherche par exemple tous les rappels du mois de juillet 2023 pour le professionnel Sandra Bolduc, on pourrait entrer les critères de recherche suivants :
L’état doit toujours rester à Normal si on recherche les rappels actifs.
À noter que si vous cochez une étiquette, le résultat n’affichera que les rappels qui ont cette étiquette.
Pour lancer la recherche, cliquez Rechercher. Plus bas, vous verrez les résultats de votre recherche, et le total est inscrit au-dessus. Vous avez aussi l’option d’imprimer la liste au besoin.
Ensuite, vous voyez plusieurs informations sur les rappels eux-mêmes, par exemple la date de création, la date du rappel, la note, et les téléphones du patient. Si vous laissez votre curseur sur un rappel, vous voyez aussi dans l’info-bulle toutes les informations démographiques du patient.
Les rappels affichés sont triés comme suit:
- Le tri se fait d’abord sur la date du rappel: la date la plus proche est au-dessus, jusqu’à la date la plus éloignée au bas complètement.
- Si la date de rappel est identique pour plusieurs rappels, les rappels sont triés selon la priorité: les rappels à priorité Sans faute sont au-dessus, suivis de Important puis Normal.
- Si la date de rappel et la priorité sont identiques pour plusieurs rappels, le tri se fait ensuite par la date de création: le plus ancien est au-dessus, jusqu’au plus récent à la fin.
Associer le rappel à un rendez-vous
En cliquant sur un rappel, l’option de modifier ou d’associer le rappel à un rendez-vous apparaitront. Vous pouvez également utiliser le raccourci afin de consulter la liste des rendez-vous futurs et passés des patients.
Pour coller le rappel à l’horaire, choisissez l’option Associer le rappel à un rendez-vous. Dans l’horaire, faites le clic droit de la souris dans la plage choisie et collez simplement le rendez-vous. La note du rappel s’inscrira automatiquement dans la note du rendez-vous, et le statut du rappel changera alors à Rendez-vous donné.
Si toutefois vous donnez un rendez-vous à un patient sans passer par la liste de rappel, mais que celui-ci a un ou des rappels actifs, Ofys vous demandera si le rendez-vous concerne un de ses rappels.
Après avoir enregistré le rendez-vous, une fenêtre s’ouvrira pour vous demander si le rendez-vous est en lien avec un des rappels. S’il ne concerne aucun des rappels, sélectionnez Non, aucun. Sinon, sélectionnez le bon rappel et cliquez Oui, celui-ci. La note du rappel se collera dans la note du rendez-vous, et l’état du rappel changera à Rendez-vous donné, ce qui le retirera de la liste des rappels actifs.
Attention, il est donc important de bien lire la question avant de répondre, afin de ne pas retirer des patients de la liste de rappel par erreur !
Voyez les rendez-vous futurs et passés du patient sans ouvrir son dossier
L’icône de calendrier suivant vous permet de consulter la liste de rendez-vous futurs et passés d’un patient. Pour ce faire, placez simplement votre curseur sur le calendrier et cliquez sur la liste que vous souhaitez voir !
Cet icône est disponible dans l’onglet de recherche patient, dans la liste de rappels ainsi que sur le résumé du patient quand vous consulter un rendez-vous dans l’horaire.