La facturation privée
Il est possible de faire la facturation privée directement via Ofys. Pour ce faire, il faut d’abord créer les produits et services que l’on veut ajouter sur les factures. C’est la clinique qui les crée selon ses besoins. Seuls les utilisateurs ayant les droits administrateurs peuvent créer les produits et services.
Les taxes
Avant de créer votre liste de produits, vous devez débuter par créer les taxes qui s’appliquent pour votre clinique, le cas échéant. Pour créer une nouvelle taxe. Allez d’abord à l’onglet Admin: Facturation privée puis cliquez sur la flèche à droite de Rapports et Produits/Services pour sélectionner Taxes.
Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la fenêtre d’ajout, et indiquez la province ou le territoire dont il est question. Vous pouvez changer la date de début ou la date de fin au besoin.
Vous pourrez ensuite ajouter les taxes associées à la province, avec leur taux, en cliquant sur le bouton Nouvelle taxe. Vous pouvez ajouter plusieurs taxes par Province au besoin en utilisant ce même bouton.
Les boutons suivants se trouvent au bout de chaque Province/Territoire et au bout de chaque Taxes. Voici à quoi ils servent:
Modifier un item.
Copier un item.
Supprimer un item.
Les filtres
Les filtres vous permettent de voir toutes les taxes existantes ou seulement celles qui sont actives. Lorsque vous choisissez le filtre pour toutes les taxes disponibles, vous verrez également celles qui ont été supprimées. Vous aurez alors la possibilité de réactiver une taxe inactive en cliquant sur l’icône de + au bout de la ligne.
Les produits et services
L’onglet Produits/Services permet de gérer les produits et services disponibles à votre clinique pour la facturation. Pour faire un nouveau produit, il faut d’abord créer une nouvelle catégorie en cliquant sur le +.
Vous pouvez ensuite créer votre catégorie de produits en lui donnant un nom et un code. Vous retrouverez ensuite la section Type de catégorie. La case Dispensateur est cochée d’emblée, mais vous pourriez la décocher au besoin. Ce qui est important concernant le type est de savoir que la case Dispensateur rend possible l’ajout d’un professionnel associé sur les factures des produits de cette catégorie. Si vous décochez cette case, vous n’aurez pas la possibilité d’ajouter un médecin sur les factures de ces produits.
À cette étape, vous pouvez ajouter une taxe applicable à cette catégorie de produits à l’aide du menu déroulant à cet effet. Finalement, vous pouvez indiquer, si nécessaire, une date de début et de fin pour la catégorie.
Créer un produit/service
Utilisez ensuite le bouton Nouveau pour créer un nouvel item. Donnez-lui un nom français, un nom anglais et un prix par unité. Au besoin, vous pouvez indiquer le type d’unité à l’aide du menu déroulant, un professionnel associé, et le pourcentage d’escompte maximal permis pour ce produit. Si vous ajoutez un professionnel à cet endroit, les factures pour ce service seront toujours associées par défaut à ce professionnel, ce qui évite d’avoir à le sélectionner à chaque fois (il pourra aussi être modifié au besoin). C’est utile si, par exemple, vous avez un seul professionnel à la clinique qui offre un service ou un type d’examen en particulier.
Produit à prix variable
Si vous désirez que le prix d’un produit soit variable, vous pouvez simplement laisser l’espace du prix à 0. Quand ce produit sera ajouté sur une facture, il faudra ainsi ajouter manuellement un prix.
Une fois vos produits créés, vous pouvez utiliser les icônes au bout pour faire les actions suivantes: modifier un produit avec le crayon, copier un produit ou en supprimer un.
Attention: modification de produit
Si on veut modifier le nom d’un produit qui a déjà été facturé, on recommande de copier le produit actuel, le désactiver, puis modifier le nouveau. En effet, si on modifie le nom d’un produit, il est modifié sur les factures antérieures également. Donc, pour garder un historique exact, une fois qu’un produit a été facturé, il est mieux de le copier si on doit le modifier.
Les filtres
Encore une fois, le filtre dans le haut de la liste de produits vous permet de voir les produits actifs seulement ou tous les produits. Lorsque vous choisissez le filtre Tous, vous verrez aussi les produits inactifs. Cliquez l’icône + pour remettre un produit actif.
Création de facture
Pour pouvoir faire des factures, l’utilisateur doit avoir le droit Facturation. Le compte gestionutilisateurs peut ajouter ce droit aux utilisateurs de la clinique; veuillez consulter ce guide (utilisateurs employés) ou celui-ci (utilisateurs professionnels) pour plus d’informations à ce sujet.
Pour créer une facture, allez au dossier du patient pour qui vous voulez faire la facture et cliquez sur l’icône de signe de dollars. Vous retrouverez également le $ sur chaque rendez-vous dans l’horaire dans Ofys Pro. Si le $ est rouge, cela signifie que le patient a une ou plusieurs factures impayées.
La fenêtre de facturation s’ouvrira et vous pourrez cliquer sur le bouton Nouvelle facture pour ouvrir la fenêtre de facturation.
Ajoutez le nom de l’item désiré sur votre facture. Si le type de catégorie de produits le permet, vous pouvez ensuite ajouter un dispensateur. Vous pouvez modifier la quantité au besoin et indiquer un taux si le prix est variable.
La case Esc permet d’ajouter un escompte sur le produit. Celui-ci ne doit pas excéder l’escompte maximal permis pour l’item. Si vous indiquez un escompte supérieur à celui permis, un message d’erreur vous indiquera quel est le maximum. Finalement, ajoutez une note associée au produit au besoin, qui s’affichera sur la facture.
Lorsque vous avez terminé d’ajouter tous les items sur votre facture, vous pouvez aussi ajouter une note sur votre facture. Vous pourrez ensuite choisir d’enregistrer votre facture ou de l’enregistrer et d’en faire le paiement en même temps.
Créer un produit/service à partir de la facture
Il est possible, pour les administrateurs, de créer un nouvel item à partir de la facture. Cliquez sur le + à la droite du champ de nom du produit. La fenêtre d’ajout de produit ou service s’ouvrira.
Vous devrez ensuite choisir la catégorie dans laquelle vous désirez ajouter le nouveau produit/service à l’aide du champ à ce nom. Puis, remplissez les champs nécessaires selon vos besoins (seuls le nom et la catégorie sont obligatoires) et cliquez sur Ok pour enregistrer.
Vous reviendrez à votre facture et pourrez facturer ce nouvel item !
Paiement de facture
En choisissant l’option de paiement de facture, vous verrez les informations suivantes: le numéro de facture, le total et le solde. Un menu déroulant vous permet de choisir le mode de paiement de la facture. Le champ Paiement vous permet également d’indiquer le montant du paiement. Dans un cas où plusieurs modes de paiement sont utilisés, il suffit d’inscrire un premier paiement avec le montant associé puis de refaire un paiement pour le solde restant en utilisant un autre mode de paiement. Le raccourci Payer et imprimer est disponible au bas de la fenêtre, ainsi que le bouton Payer.
Lorsque la facture est payée en entier, un crochet vert apparaitra sous la colonne Statut. Si elle n’est pas encore payée ou si un paiement partiel est fait, le solde à payer se trouvera sous la colonne Solde.
Il est toujours possible d’annuler un paiement. Il suffit d’utiliser le bouton Annuler le paiement ou bout de la ligne d’aperçu de facture.
Modifier ou annuler une facture
Tant qu’elle n’est pas payée, il est possible de modifier une facture après son enregistrement. Pour ce faire, utilisez le crayon au bout de la ligne de celle-ci. Faites les modifications nécessaires et enregistrez lorsque vous avez terminé. Si la facture est déjà payée, il faut d’abord annuler le paiement, puis vous pourrez la modifier.
Vous pouvez aussi annuler une facture à l’aide de l’icône de poubelle. Si un paiement a été effectué sur la facture, vous devrez d’abord annuler le paiement pour pouvoir annuler la facture.
Rapports de facturation
Il est possible de consulter des rapports de facturation dans Ofys. Voici les 4 rapports qui sont disponibles sous l’onglet Rapports: Liste des factures, Sommaire des taxes, Sommaire des soldes clients, Sommaire des produits vendus.
Pour chacun de ces rapports, vous pouvez choisir la période pour laquelle vous voulez obtenir les résultats. Choisissez dans le menu déroulant l’option qui vous convient puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Pour les rapports Liste des factures et Sommaire des soldes clients, vous pouvez également ajouter le filtre de recherche Professionnel, pour sortir les résultats pour un professionnel spécifique seulement.
Pour chacun des rapports, utilisez le bouton bleu d’imprimante pour obtenir le rapport en format pdf pour l’imprimer.
Liste des factures
Le résultat de cette recherche vous montrera l’aperçu de chaque facture et vous pourrez modifier la facture en question avec le crayon au bout de l’aperçu.
Sommaire des taxes
Pour ce rapport, le résultat vous indiquera le nom des taxes facturées pour la période, le taux pour chacun, le montant avant taxes, le montant des taxes et le total.
Sommaire des soldes clients
Le résultat pour le sommaire des soldes vous présentera toutes les factures ayant un solde dû. Vous y verrez le numéro de facture, le nom du client et le solde de la facture. Si un patient a plus d’une facture impayée, toutes les factures ayant un solde apparaitront. Pour effectuer un paiement ou une autre action en lien avec une facture, utilisez le crayon au bout de la ligne.
Sommaire des produits vendus
Cette recherche vous permet d’obtenir une liste des produits vendus, la quantité vendue, le prix de l’item et le total.
Note des factures
Chaque client (clinique ou groupe de cliniques) peut paramétrer un texte qui s’inscrira automatiquement au bas de tous les reçus et factures, comme dans l’exemple ci-joint. Par défaut, aucun texte n’est affiché.
La modification se fait par le compte gestionutilisateurs dans l’environnement administratif (ce sera possible par Ofys Pro prochainement).
Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis ouvrez les Préférences.
Sous la section Facture, inscrivez dans la case Notes dans les factures le texte qui doit apparaître sur chaque facture et reçu. Si le texte doit apparaitre en plus d’une langue, inscrivez la traduction également.
Attention : Ces préférences s’appliquent à tous les reçus/factures, même à l’historique. Il est préférable de les configurer avant de commencer à utiliser le module de facturation, puis de ne plus les modifier.
Le texte peut être formaté de la même façon que les étiquettes personnalisées. Par exemple, s’il est plus long que l’espace alloué, vous pouvez diminuer la grosseur de la police. Vous pourriez aussi écrire en caractères gras, en italique, etc. Voici comment :
