Guide d’utilisation vaccins/INSPQ

Mis à jour le2024/11/21

Le module de vaccination intégré dans Ofys répond aux exigences du Registre de vaccination du Québec et communique en tout temps avec celui-ci. Il permet de consulter et de mettre à jour le profil vaccinal de vos patients. Veuillez porter une attention particulière aux règles de saisie pour chacune des sections de ce guide. Les règles de saisie proviennent du Registre de vaccination du Québec, il est important que les données saisies soient conformes.

Pour accéder au module, assurez-vous d’avoir lancé l’application Ofys installée sur votre ordinateur, puis ouvrez Ofys Pro via l’option « Ofys Pro navigateur Web ». Pour plus de détails sur comment accéder au Registre, consultez cette page.

Une fois dans Ofys Pro, la fiche du patient et cliquez sur le bouton “Vaccins”.

N.B. : Le terme « usager » utilisé dans ce guide fait référence au patient.

Centre de services de l’INSPQ

Pour toutes questions concernant les règles de saisie ou si vous rencontrez des erreurs en lien avec le Registre de vaccination, contactez le Centre de services de l’INSPQ :

Par téléphone
- Région de Québec : 418 654-3020
- Ailleurs au Québec : 1 844 654-3020 (sans frais)
Par le Portail sécurisé de l’INSPQ

Pour corriger des données au Registre de vaccination, ou pour l’action « passer outre », communiquez à l’adresse suivante : registrevaccination@msss.gouv.qc.ca

Consignes générales de saisie

Maintenir à jour le dossier de l’établissement et le carnet vaccinal
Le Registre de vaccination ne soustrait pas les établissements de santé à leur obligation légale de tenir à jour le dossier de l’usager.

Demande d’accès aux renseignements relatifs à la vaccination
Pour obtenir une copie de son profil vaccinal consigné au Registre de vaccination du Québec, l’usager doit compléter le formulaire « Demande d’accès aux renseignements relatifs à la vaccination » et le transmettre au Responsable du traitement des demandes d’accès aux renseignements relatifs à la vaccination désigné par le CISSS/CIUSSS de sa région, dont la liste est disponible sur le site web du MSSS.

Demande d’accès aux renseignements relatifs à la vaccination – Registre de vaccination du Québec
http://publications.msss.gouv.qc.ca/msss/fichiers/2017/17-278-12WF.pdf

Responsables du traitement des demandes d’accès aux renseignements relatifs à la vaccination
http://sante.gouv.qc.ca/programmes-et-mesures-daide/registre-de-vaccination-du-quebec/responsables-du-traitement-des-demandes-d-acces-aux-renseignements-relatifs-a-la-vaccination/

Note : Cette procédure ne s’applique qu’à la population et non aux professionnels de la santé.

Imprimer le profil vaccinal de l’usager
Si les renseignements du profil vaccinal de l’usager sont nécessaires dans le cadre de la vaccination d’un usager, il est permis d’imprimer le profil vaccinal de l’usager et de le déposer au dossier de l’usager.

Dans ce contexte seulement, il est permis de transmettre, à l’usager, le profil vaccinal issu du registre de vaccination, déposé au dossier de l’usager.

Mettre à jour le profil vaccinal de l’usager

Vaccins reçus
Autres produits
Tests cutanés à la tuberculine (TCT)
Immunoglobulines
Contre-indications (usager vacciné seulement)
Preuves d’immunité (usager vacciné seulement)
Refus de vaccination (usager vacciné seulement)

Saisir les immunoglobulines
Les immunoglobulines doivent être saisies au Registre de vaccination avec la fonction « Ajouter un acte vaccinal ».

Les immunoglobulines à saisir sont :

Ig
HBIg
RIg
TIg
VarIg

Pour saisir les immunoglobulines :

Cocher la case « Le nom commercial est inconnu »
Sélectionner l’« Agent immunisant » correspondant aux immunoglobulines administrées

Ne pas saisir ces produits

Diluant
Synagis
Winrho
Vaccins désensibilisants

Usager du registre de vaccination

Les informations démographiques apparaissant dans le haut de la fenêtre sont celles inscrites au Registre. Pour les mettre à jour avec les informations contenues dans Ofys, cliquez sur « Mettre à jour l’usager ».

N.B. : Le terme « usager » fait référence au patient.

Règles de saisie – Informations sur l’usager

Mise à jour du profil de l’usager

Usager apparié RAMQ
La mise à jour des renseignements d’un usager apparié avec la RAMQ est non permise.
L’appariement des usagers avec la RAMQ est effectué quatre fois par année pour tous les usagers du registre.

Usager non apparié RAMQ
Dans le contexte de la pratique vaccinale, il est indiqué d’inscrire tous les renseignements à jour au profil de l’usager.

Nom et prénom
Le nom et le prénom doivent être saisis comme inscrits sur la carte d’assurance maladie.

Numéro d’assurance maladie (NAM)
Le N^o d’assurance maladie est obligatoire pour tous les usagers ayant un NAM.

Usager en attente d’un NAM
Il est permis de créer un usager en attente d’un NAM

Sélectionner le « Type d’identifiant » : Aucun identifiant
Compléter le plus de renseignements possible

Usager sans NAM – Identifiant obligatoire
Lorsque l’usager n’a pas de N^od’assurance maladie, un « Identifiant » doit être saisi.
Choix possibles pour la saisie d’identifiant :

Autre document étatique
Numéro de passeport ou visa d’entrée
Numéro de permis de conduire
Aucun identifiant

Identification des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la CAM n’est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :

Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
Nom du bébé : Nom de famille de la mère

Exemple :

Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
- Prénom du bébé: BB de Hélène
- Nom du bébé : Tremblay

Cas particuliers :

Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l’enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.

Important : Les informations d’identification doivent être mises à jour lors de la prochaine visite de vaccination en fonction des informations sur la carte d’assurance maladie. Ceci permettra l’appariement avec la RAMQ et évitera la création de doublons.

Rechercher des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n’est pas émise
Il est important de rechercher les bébés selon l’identification indiquée, afin d’éviter la création de doublons.

Prénom du bébé: BB de Hélène
Nom du bébé : Tremblay

Usager en provenance d’autres provinces/territoires du Canada
Il est permis de saisir le numéro de carte d’assurance maladie pour les usagers en provenance d’autres provinces/territoires du Canada.

Usager adopté – Usager Non Apparié RAMQ seulement

Si l’usager existe, modifier cet usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
Si aucun usager n’existe, créer l’usager avec les renseignements de l’usager adopté seulement.
Inscrire les noms des parents d’adoption seulement.
Supprimer tous renseignements associés aux parents biologiques des autres profils existants, le cas échéant.

Identification des bébés de moins d’un an nés au Québec dont la carte d’assurance maladie n’est pas émise
Inscrire le nom et prénom du bébé comme suit :

Prénom du bébé : « BB de » suivi du prénom de la mère
Nom du bébé : Nom de famille de la mère

Exemple :

Si le nom de la mère est Hélène Tremblay
Le bébé doit être nommé de la façon suivante :
- Prénom du bébé: BB de Hélène
- Nom du bébé : Tremblay

Cas particuliers :

Prénom des bébés de naissances multiples : BB1 de Hélène, BB2 de Hélène, etc. Ne pas insérer d’espace entre BB et le chiffre.
Ne pas utiliser le nom de famille et le prénom de la mère pour les bébés nés hors Québec, inscrire le nom et prénom de l’enfant tel que déclaré par les parents et inscrits sur la pièce étatique présentée.

Adresse

Adresse de l’usager
L’adresse complète doit être saisie dans le champ « Adresse ».
Ex. : 1000, route l’Église, app. 600

Code postal
Le code postal doit être saisi, car ce renseignement génère le territoire CLSC de l’usager.
La saisie du code postal ne génère pas automatiquement la ville.

Téléphone

Téléphone de l’usager
Le numéro de téléphone doit être saisi.

Contacts

Noms des parents
Les noms des parents doivent être saisis dans la section « Contacts » pour tous les usagers.
Choix possibles :

Curateur
Mère
Père
Tuteur

Noms des parents inconnus
Lorsque les noms et prénoms du père ou de la mère sont inconnus, ne rien saisir dans les champs correspondants à ces renseignements, afin de favoriser les possibilités d’appariement des dossiers avec la RAMQ.

Ajout d’un acte vaccinal

Pour ajouter un nouvel acte vaccinal, cliquez sur « Ajouter un acte vaccinal ».
Pour ajouter un vaccin historique, cliquez sur « Ajouter un acte historique ».

Cette fenêtre s’ouvrira:

Dans cette fenêtre, il y a plusieurs façons de saisir les informations dans les champs de texte. Certains champs permettent de sélectionner parmi une liste, d’autres permettent la recherche en entrant quelques lettres du mot recherché.

Plusieurs de ces champs de texte offrent une liste déroulante de choix. Pour l’afficher, cliquez dans le champ vide et une liste déroulante apparaitra sous le champ.

Champ « Nom commercial » : Choisissez parmi la liste. Vous pouvez affiner la liste en tapant des caractères contenus dans le nom recherché. Si le nom commercial est inconnu, cochez la case « Nom inconnu ».
Champ « Agent immunisant » : L’agent immunisant s’ajoute automatiquement lorsqu’on saisit le nom commercial. Si le nom commercial est inconnu, le champ « Agent immunisant » offrira alors des choix sous la forme d’une liste déroulante.
Champ « No de lot » : Les numéros de lot apparaissent dans une liste déroulante après avoir choisi le nom commercial du vaccin. Pour saisir un numéro de lot périmé, rappelé ou générique, cochez la case « Périmés, rappelés ou génériques », puis sélectionnez le numéro souhaité.
Champ “Vaccinateur” : Le champ permet la recherche par prénom et nom de famille (partiel ou complet), ainsi que la recherche par numéro de pratique. En cliquant sur “Recherche avancée”, il est possible de chercher par nom, prénom, rôle et/ou numéro de pratique.
Champ “Lieu de vaccination”: Entrez au moins quatre lettres du lieu recherché et une recherche s’effectuera automatiquement. Sélectionnez le lieu voulu dans la liste. Pour affiner la recherche, entrez simplement plus de lettres ou de mots contenus dans le nom du lieu recherché.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Enregistrer”.

Connexion interrompue: Si jamais la connexion au Registre est interrompue, cliquez sur “Ajouter comme tâche”, au bas de la fenêtre. Les données seront ainsi enregistrées dans une tâche dans Ofys pour vous permettre d’ajouter l’acte vaccinal lorsque le service est rétabli. L’ajout d’une tâche n’envoie aucune donnée au Registre, il est donc important de saisir le vaccin via le module de vaccination lorsque la connexion est rétablie.

Consulter ou modifier un vaccin historique
Pour afficher plus d’informations sur un acte vaccinal de la liste ou pour en modifier les données, cliquez sur la ligne correspondante. Pour modifier, cliquez sur “Modifier”. Apportez les modifications souhaitées, puis enregistrez.

Règles de saisie – Vaccins, immunoglobulines et TCT

Mise à jour du profil vaccinal de l’usager
Il est indiqué d’inscrire tout renseignement de vaccination qui est porté à la connaissance d’un professionnel de la santé et qui peut être validé par ce dernier. Les renseignements suivants doivent être saisis. Lorsqu’ils sont portés à la connaissance du professionnel de la santé :

Vaccins reçus.
Refus de vaccination (usager vacciné seulement).
Considérations spéciales (usager vacciné seulement).

Date d’administration inconnue, incomplète ou illisible
Seulement la date exacte d’administration (jour, mois et année) peut être saisie.
Si la date est inconnue, incomplète ou illisible, le vaccin ne peut pas être saisi.

Sélectionner le N° de lot inscrit sur la boite du produit.

Séléctionner un lot générique
Lorsque le N^o de lot est inconnu, mais que le nom commercial est connu, utiliser un lot générique.

Cocher la case « Afficher les lots périmés, rappelés ou génériques »
Séléctionner un lot génériques.

Les libellés des lots génériques sont formés du préfixe « GÉN » et du nom commercial du produit.

Ex. : GÉN-ADACEL

N^o de lot non disponible au Registre de vaccination
Lorsqu’un lot est disponible au Québec, mais non disponible au Registre de vaccination, effectuez une demande de service pour ajouter le N^o de lot manquant en complétant le formulaire du portail de l’INSPQ :

https://inspqdati.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/48/group/224/create/797
Indiquer que c’est le numéro de lot inscrit sur la boite.

Séléctionner la « Raison de la vaccination » obligatoire pour la COVID-19, l’influenza et le dcaT
Sélectionner la raison de la vaccination concernée :

01 – COVID-19 – Résident en CHSLD
02 – COVID-19 – Résident en RPA
03 – COVID-19 – Femme enceinte
04 – COVID-19 – Travailleur de la santé
05 – COVID-19 – Maladie chronique
06 – COVID-19 – Autres raisons
07 – Influenza – Résident en CHSLD
08 – Influenza – Femme enceinte
09 – Influenza – Maladie chronique
10 – Influenza – Autres raisons
11 – dcaT – Femme enceinte (Coqueluche)
12 – dcaT – Autres raisons
RÉSERVÉ Cohortes SI-PMI

Note : Raison d’administration « 03 – COVID-19 – Femme enceinte » et « 08 – Influenza – Femme enceinte »
La raison d’administration « 08 – Influenza – Femme enceinte » doit être choisie peu importe le trimestre de grossesse ou la présence d’une autre indication de vaccination comme une maladie chronique.

La dernière raison « RÉSERVÉ Cohortes SI-PMI » ne doit pas être sélectionnée. Elle est réservée à des fonctions spécifiques non disponibles via votre interface.

Le « Lieu de vaccination »
Le lieu de vaccination sélectionné doit être celui où la vaccination est réalisée.
Voir le tableau d’aide à la « Sélection du lieu de vaccination »

Si le lieu de vaccination n’est pas disponible, veuillez adresser une demande au représentant régional RRSS de votre région. La liste de représentants régionaux RRSS est disponible sur le lien suivant: http://extranet.ti.msss.rtss.qc.ca/getdoc/e7322184-d86c-4acd-9591-bc3b14fb37bf/Liste-RR.aspx du site web de la DGTI-MSSS.

Important: Le lieu de vaccination doit être inscrit au RRSS avec les mots clés “Vaccination” et/ou “Immunisation”

Saisir les « Commentaires »
Les renseignements suivants uniquement doivent être saisis en commentaire du vaccin.
Tous les autres renseignements ne peuvent, légalement, être saisis au Registre de vaccination.

1 – Détail de la modification d’un vaccin existant
Lors de la modification d’un vaccin existant, saisir le détail de la modification en commentaire.

2 – Résultat d’un test cutané à la tuberculine (TCT)
Saisir le test TCT comme un vaccin :

Agent : « TCT »
Date d’administration : Date d’administration du test TCT

Saisir le résultat du TCT en commentaire :

Date de lecture du TCT
Résultat du TCT en millimètres
Nom, prénom et No de permis de l’intervenant ayant effectué la lecture

3 – Test cutané à la tuberculine (TCT) – Résultat supérieur ou égal à 10 mm
Lorsque le résultat du TCT est supérieur ou égal à 10 mm, ajouter une contre-indication / précaution avec les informations suivantes :

Type : Contre-indication / précaution
Raison : « Autre (préciser le motif) »
Motif : Inscrire le résultat de la lecture dans ce champ.
Agent : TCT
Date « Applicable du » : Date de lecture du TCT

Cette mention vise à mettre en évidence le résultat de la lecture du TCT lorsqu’il est supérieur à 10 mm, mais il ne constitue pas une « Contre-indication/Précaution ».

4 – Nom commercial / N^o de lot non disponible
Lorsque le nom commercial ou le N^o de lot sont connus, mais non disponibles au Registre de vaccination, saisir ces renseignements en commentaire et compléter tous les renseignements connus.

Produits ou lots en circulation au Québec avant 2010
Produits ou lots provenant de l’extérieur du Québec
Produits sanguins (immunoglobulines)

5 – Vaccinateur étudiant
Lorsque le vaccinateur est un stagiaire, externe, candidat à la pratique ou résident :

Sélectionner le superviseur de l’étudiant
Saisir le nom du vaccinateur étudiant en commentaire

6 – Vaccinateur d’un autre ordre professionnel (autorisé par arrêté ministériel)
Lorsque le vaccinateur provient d’un autre ordre professionnel autorisé par arrêté ministériel pour la vaccination Influenza et COVID-19 :

Sélectionner le superviseur du vaccinateur (doit être un/une infirmière, infirmière auxiliaire, sage-femme, inhalothérapeute, pharmacien ou médecin) au champ « Vaccinateur »
Saisir le nom, prénom et titre d’emploi du vaccinateur d’un autre ordre professionnel en commentaire.

L’arrêté ministériel 2020-099 du 3 décembre 2020 peut être consulté en cliquant sur le lien suivant : https://cdn-contenu.quebec.ca/cdn-contenu/adm/min/sante-services-sociaux/publications-adm/lois-reglements/AM_2020-099.pdf?1607097077

7 – Vaccinateur hors Québec
Lorsque l’information concernant un intervenant hors Québec est disponible :

Sélectionner l’intervenant « Inconnu »
Saisir le nom du vaccinateur en commentaire

8 – TCT administré par un technologiste
Sélectionner l’intervenant qui a prescrit le test dans le Registre

Si le nom de l’intervenant n’est pas connu, sélectionner l’intervenant « Inconnu »

Saisir le nom du technologiste en commentaire

9 – Détail du vaccin remis à l’usager
Lorsqu’un vaccin est remis à l’usager et non administré par le vaccinateur, saisir en commentaire :

Date de remise du vaccin à l’usager
Dates recommandées de prise de doses

10 – Lot ayant subi un bris de la chaîne de froid (BCF)
Lorsque le vaccin administré a subi un BCF, saisir ce renseignement en commentaire.

Ex. : Lot BCF

11 – Agent combiné administré partiellement
Lorsqu’un agent combiné est administré partiellement : (Ex : Infanrix Hexa sans Hib)

Saisir l’agent complet afin de pouvoir sélectionner le lot administré.
Inscrire l’antigène non administré en commentaire.
Adresser une demande au MSSS pour passer outre la validité de l’antigène non administré, à l’adresse suivante : registrevaccination@msss.gouv.qc.ca.

Pour plus de détails, se référer à la « Procédure de demande de correction » disponible sur l’ENA.
Rappel : La sélection du lot administré est importante en situation de rappel de lot.

12 – Vaccins administrés dans le cadre d’une étude
Si l’agent immunisant est disponible, saisir le vaccin et inscrire en commentaire « Vaccin administré dans le cadre d’une étude » suivi du lieu de vaccination.
Si l’agent n’est pas disponible, le vaccin ne peut pas être saisi.

Règles de saisie – Sélection du lieu de vaccination

Source de données

Le Répertoire des ressources en santé et services sociaux (RRSS) est la source autoritaire de données du Registre de vaccination pour les organisations et les lieux de vaccination.

Public – CISSS / CIUSSS

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Vaccination par le CISSS/CIUSSS dans les installations du CISSS/CIUSSS. Ex. : CLSC, hôpital, CHSLD	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation où la vaccination est réalisée Ex. : 03 CLSC DE BAIE-ST-PAUL Ex. : 03 CENTRE D’HEB. BELLERIVE
Centre d’hébergement en soins de longue durée (CHSLD)	Public : CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE Privé : CHSLD Ex. : 06 CHÂTEAU SUR LE LAC	Installation où la vaccination est réalisée Ex. : 03 CENTRE D’HEB. BELLERIVE Ex. : 06 CHÂTEAU SUR LE LAC
Résidence Privée pour Aînés (RPA)	RPA Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY	Installation où la vaccination est réalisée Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY
Écoles primaires et secondaires (publiques ou privées)	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	École où la vaccination scolaire est réalisée Ex. : S 03 École de la Passerelle
Cégeps et universités	Cégep / Université si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex. : 03 Cégep / Université	Cégep / Université si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 Cégep / Université
Ressources intermédiaires et de type familial (RI-RTF)	RI si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex. : 03 RI	RI si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 RI
Résidence Privée pour Aînés (RPA)	RPA si présent dans le registre, sinon saisir CISSS/CIUSSS Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY	RPA si présent dans le registre, sinon saisir l’installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex.: 03 RÉSIDENCE JAZZ STE-FOY
Clinique de vaccination saisonnière	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation à laquelle le vaccinateur est rattaché Ex. : 03 CLSC DE BAIE-ST-PAUL
Domicile
Autres lieux
Centres de la petite enfance (CPE)
Milieu carcéral
Évènement d’envergure (Nécessitant une convergence de différentes ressources/organismes dans un évènement de sécurité civile (ex. : inondation, etc.))	Région Ex. : 03 RÉGION, Québec, Québec	Région où l’événement a eu lieu Ex. : 03 RÉGION, Québec, Québec
Vaccination contre la COVID-19 dans un établissement « non traditionnel »	CISSS/CIUSSS Ex. : 03 CIUSSS DE LA CAPITALE	Installation où la vaccination est réalisée De nouveaux LDS « non traditionnels » seront ajoutés au registre, au besoin.

Public – Hors CISSS / CIUSSS (établissements non fusionnés, ou non visés par la Loi)

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Vaccination dans un établissement non fusionné ou non visé par la Loi Ex.: Hôpital Sainte-Justine	Organisation Ex. : 06 CHU SAINTE-JUSTINE	Installation Ex. : 06 CHU SAINTE-JUSTINE

Privé

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Pharmacie, clinique voyage, GMF, santé au travail, bureau de santé des cégeps, universités ou entreprises privées	Pharmacie, clinique voyage, GMF, bureau de santé Ex. : 03 GMF CITE VERTE	Pharmacie, clinique voyage, GMF, bureau de santé Ex. : 03 GMF CITE VERTE

Hors Québec et Inconnu

Lieu de vaccination	Organisation à saisir dans SIPMI	Lieu à saisir dans SIPMI
Hors Québec, Inconnu	Hors Québec, Inconnu	Hors Québec, Inconnu

Contre-indications / précautions

Pour ajouter une nouvelle contre-indication ou précaution, cliquez sur “Ajouter une contre-indication / précaution”.

Cette fenêtre s’ouvrira:

Plusieurs de ces champs de texte offrent une liste déroulante de choix. Pour l’afficher, cliquez dans le champ vide et une liste déroulante apparaitra sous le champ. Vous pouvez également affiner la liste en entrant quelques lettres du mot recherché.

Champ “Lieu de vaccination”: Entrez au moins 4 lettres du lieu recherché et une recherche s’effectuera automatiquement. Sélectionnez le lieu voulu dans la liste. Pour affiner la recherche, entrez simplement plus de lettres ou de mots contenus dans le nom du lieu recherché.
Champ “Source d’attestation”: Faites un choix parmi les options disponibles dans la liste.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Sauvegarder”.

Modifier une contre-indication / précaution
Pour afficher plus d’informations ou pour modifier les données existantes, cliquez sur la ligne correspondante à l’information que vous souhaitez modifier.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “ Modifier”. Apportez les modifications souhaitées, puis enregistrez.

Règles de saisie – Contre-indication / Précaution

Saisir les « Contre-indications / précautions »

Les contre-indications / précautions doivent être consignées au Registre de vaccination.

Modifier une contre-indication / précaution

Saisir la date de fin lorsque la contre-indication / précaution est terminée.

Sélectionner la « Raison »

Les raisons de la considération spéciale disponibles dans le Registre sont déterminées en fonction du PIQ.

Sélectionner la raison :

Allergie de type anaphylactique : Dose antérieure ou composante du vaccin
Autre (préciser le motif)
Diarrhée ou vomissement aigu modéré ou grave
Grossesse
Immunosuppression
Maladie aiguë ou grave
Névrite brachiale
Réaction allergique suivant une dose antérieure ou un vaccin avec composant identique
Syndrome de Guillain Barré
Syndrome oculorespiratoire grave
Thrombocytopénie

Allergie au latex

Sélectionner l’agent du produit visé pouvant occasionner une allergie au latex
Sélectionner la « Raison de la considération spéciale » « Autre (préciser le motif) »
Saisir le nom commercial du produit immunisant en lien avec l’allergie au latex en « Motif »

Manifestation clinique inhabituelle (MCI)

À la suite de l’enquête d’une MCI par la santé publique et lorsque la recommandation de ces derniers l’indique, ajouter la « Contre-indication / Précaution »
Sélectionner la « Source d’attestation » : Recommandation santé publique (MCI)

Preuves d’immunité

Pour ajouter une nouvelle preuve d’immunité, cliquez sur “Ajouter une preuve d’immunité”.

Cette fenêtre s’ouvrira:

Recherche: Vous pouvez aussi chercher en tapant quelques lettres du mot recherché. Il faut entrer un minimum de 2 caractères pour que la recherche fonctionne.

Champ “Lieu de vaccination”: Entrez au moins 4 lettres du lieu recherché et une recherche s’effectuera automatiquement. Sélectionnez le lieu voulu dans la liste. Pour affiner la recherche, entrez simplement plus de lettres ou de mots contenus dans le nom du lieu recherché.
Champ “Source d’attestation”: Faites un choix parmi les options disponibles dans la liste.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Sauvegarder”.

Modifier une preuve d’immunité
Pour afficher plus d’informations ou pour modifier les données existantes, cliquez sur la ligne correspondante à l’information que vous souhaitez modifier.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “ Modifier. Apportez les modifications souhaitées, puis enregistrez.

Règles de saisie – Preuve d’immunité

Saisir les « Preuves d’immunité »
Les preuves d’immunité doivent être consignées au Registre de vaccination pour les antigènes suivants seulement.

Les champs « Source d’attestation », « Date applicable du » et « Commentaires » doivent être complétés selon le tableau ci-dessous.

Antigène	Source d’attestation	Date applicable du	Commentaire
Hépatite A	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoireDate du résultat
Hépatite B	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoire (anti-HBs)Date du résultat
Rougeole	Attestation médicale	Date de la maladie	Date de l’attestation de la maladie
Rougeole	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoireDate du résultat
Rubéole	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoireDate du résultat
Oreillons	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoireDate du résultat
Varicelle* (*l’usager doit être âgé d’un an ou plus au moment de la maladie)	Histoire de la maladie	Date de la maladie	Âge de la maladie
	Attestation médicale	Date de la maladie	Date de l’attestation de la maladie
	Laboratoire	Date de la maladie ou date du résultat	Résultat de laboratoireDate du résultat

Note : Modifier une preuve d’immunité

Saisir la date de fin lorsque la preuve d’immunité est terminée. La date de fin ne peut pas être supérieure à la date du jour.

Refus de vaccination

Ajouter un refus de vaccination

Pour ajouter un refus de vaccination, cliquez sur “Ajouter un refus de vaccination”:

Cette fenêtre s’ouvrira:

Pour sélectionner l’agent immunisant faisant l’objet du refus, cochez “Agent immunisant”. Un champ de texte apparaitra en-dessous, vous permettant de sélectionner l’agent parmi une liste déroulante.

Sélectionnez le motif, puis cliquez sur “Sauvegarder”.

Mettre fin à un refus de vaccination

Pour afficher plus d’informations ou pour mettre fin à un refus de vaccination, cliquez sur la ligne correspondante.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur “ Mettre fin au refus de vaccination”. Confirmez en cliquant sur le bouton rouge “Mettre fin” apparaissant au-dessous.

Règles de saisie – Refus de vaccination

Saisir les « Refus de vaccination »
Les refus de vaccination doivent être consignés au registre de vaccination.

Règles d’application : Refus de vaccination
Après avoir mis fin à un refus de vaccination pour un antigène, un délai de 24 heures est requis avant de pouvoir créer un nouveau refus pour le même antigène.

Raison d’administration Influenza et COVID-19

Préalables
Tous les vaccins doivent être saisis avec un « Nom commercial » et un « No de lot » afin d’obtenir tous les renseignements sur le vaccin administré.

Mise en contexte
L’outil suivant a été élaboré afin de standardiser la saisie de la « Raison d’administration » des vaccins Influenza et COVID-19 dans le registre de vaccination.

Les indications pour la vaccination contre l’influenza et la COVID-19 qui se retrouvent dans le PIQ sont considérées dans ce document.

La saisie de la raison d’administration sert à la production des rapports « Nombre de vaccins Influenza administrés par âge et par raison d’administration » et « Nombre de vaccins COVID-19 administrés par âge et par raison d’administration », disponibles à l’Infocentre, qui permettent de connaître le nombre d’usagers vaccinés contre l’influenza et la COVID-19, selon la raison d’administration.

Règle de saisie
Il est important de préciser les éléments suivants :

Les vaccins contre l’influenza et la COVID-19 sont des vaccins où une raison de la vaccination est obligatoire.
Une seule raison de la vaccination peut être saisie par acte de vaccination.

Raisons d’administration COVID-19

La liste des raisons de la vaccination contre la COVID-19 dans SI-PMI est la suivante, en ordre de priorité :

01 – COVID-19 – Résident en CHSLD
02 – COVID-19 – Résident en RPA
03 – COVID-19 – Femme enceinte
04 – COVID-19 – Travailleur de la santé
05 – COVID-19 – Maladie chronique
06 – COVID-19 – Autres raisons

Note : Raison d’administration « 01 – COVID-19 – Résident en CHSLD »
Cette raison ne peut être sélectionnée que pour la vaccination en milieu ayant une mission CHSLD (privé ou public). Elle ne doit pas être utilisée pour la vaccination en résidence privée.

Note : Raison d’administration « 02 – COVID-19 – Résident en RPA »
Cette raison ne peut être sélectionnée que pour la vaccination en résidence privée pour ainés. Elle ne doit pas être utilisée pour la vaccination en RI (Ressources intermédiaires) ou RTF (Ressources de type familial).

Note : Raison d’administration « 03 – COVID-19 – Femme enceinte »
Cette raison doit être choisie peu importe le trimestre de grossesse ou la présence d’une autre indication de vaccination comme une maladie chronique.

Note : Raison d’administration « 04 – COVID-19 – Travailleur de la santé »
Cette raison doit être choisie peu importe la condition médicale (maladie chronique).

Note : Raison d’administration « 05 – COVID-19 – Maladie chronique »
Cette raison doit être choisie pour tout usager âgé de 18 ans et plus ayant une maladie chronique.

Note : Raison d’administration « 06 – COVID-19 – Autres raisons »
Cette raison doit être choisie pour toute autre situation non couverte par les raisons précédentes.

Note : Résidents en RI ou RTF
La raison « 05 – COVID-19 – Maladie chronique » doit être sélectionnée s’ils ont une maladie chronique ou la raison « 06 – COVID-19 – Autres raisons » si absence de maladie chronique.

Aide à la décision – Sélection de la raison de la vaccination COVID-19

Raisons de la vaccination Influenza

La liste des raisons de la vaccination contre l’influenza dans SI-PMI est la suivante, en ordre de priorité :

07 – Influenza – Résident en CHSLD
08 – Influenza – Femme enceinte
09 – Influenza – Maladie chronique
10 – Influenza – Autres raisons

Note : Raison d’administration« 07 – Influenza – Résident en CHSLD »
La raison « 07 – Influenza – Résident en CHSLD » ne peut être sélectionnée que pour la vaccination en milieu ayant une mission CHSLD (privé ou public). Cette raison ne doit pas être sélectionnée pour la vaccination en résidence privée.

Note : Raison d’administration « 08 – Influenza – Femme enceinte »
La raison d’administration “Influenza – Femme enceinte” doit être choisie peu importe le trimestre de grossesse ou la présence d’une autre indication de vaccination comme une maladie chronique.

Note : Raison d’administration « 09 – Influenza – Maladie chronique »
La raison d’administration « Influenza – Maladie chronique » doit être choisie pour tout usager âgé entre 6 mois et 74 ans ayant une maladie chronique.

Note : Raison d’administration « 10 – Influenza – Autres raisons »
La raison d’administration « Influenza – Autres raisons » doit être choisie pour les situations suivantes :

à l’exception des résidents en CHSLD, cette raison doit être utilisée pour les usagers âgés de 75 ans et plus, peu importe la condition médicale.
toute autre situation