Groupes d’utilisateurs
Il est possible de créer des groupes d’utilisateurs afin d’envoyer des tâches ou des messages à ces derniers (p.ex., secrétaires, infirmières, etc.).
Lorsque vous envoyez un message à un groupe, tous les utilisateurs qui se trouvent dans ce groupe reçoivent une copie du message, tandis que si vous envoyez une tâche à un groupe, la tâche se retrouve dans la boite commune du groupe. Si quelqu’un la complète, elle disparait pour les autres utilisateurs aussi.
Créer un groupe
Pour créer un groupe, il faut avoir le rôle Administrateur. Allez à l’onglet Admin., puis choisissez l’option Préférences. Sous l’option Autres, cliquez sur Groupes d’utilisateurs. Cliquez ensuite sur le bouton vert Ajouter.
Commencez par nommer votre groupe, puis choisissez les utilisateurs que vous voulez ajouter au groupe dans la liste de gauche. Vous y verrez tous les utilisateurs de la clinique, avec leur type et leur site de travail.
Vous pouvez sélectionner plus d’une personne en cliquant simplement sur leurs noms. Le nom des personnes sélectionnées sera alors mis en évidence en bleu. Lorsque votre sélection est terminée, cliquez sur le bouton fléché Ajouter. Vous pouvez aussi simplement double-cliquer sur le nom des personnes que vous souhaitez ajouter au groupe. Votre sélection se retrouvera dans la liste de droite nommée Utilisateurs du groupe. Pour retirer des personnes du groupe, cliquez sur leur nom, puis sur le bouton Retirer. Encore une fois, il est possible de sélectionner plusieurs utilisateurs à la fois ou de simplement double-cliquer sur un nom pour effectuer la même opération.
Lorsque vous avez finalisé votre sélection, cliquez sur Sauvegarder. Une fois enregistré, le groupe apparaîtra dans la liste des destinataires lors de la création d’une tâche ou d’un message !
Modifier ou désactiver un groupe
Pour modifier un groupe, retournez au même endroit et cliquez sur le crayon au bout du groupe que vous voulez modifier. La fenêtre d’édition du groupe s’ouvrira et vous pourrez ajouter ou retirer des utilisateurs.
Pour désactiver un groupe, décochez la case Actif. Le groupe ne sera alors plus disponible dans les listes de destinataires.
Si le groupe désactivé contenait des tâches non complétées, elles apparaitront tout de même dans la boite de tâches des utilisateurs qui en faisaient partie. Toutefois, le destinataire sera maintenant « Group », plutôt que le nom initial du groupe.
Filtrer les groupes
Lorsque vous désactivez un groupe, il n’est pas complètement supprimé. Vous pourrez toujours le voir en utilisant le filtre qui se trouve dans le haut de la page. À l’aide du menu déroulant, vous pouvez choisir de voir seulement les groupes actifs, seulement ceux inactifs ou tous les groupes. Dans la colonne Actif, une icône vous indique le statut du groupe. Cette page vous permet également d’avoir un aperçu rapide des utilisateurs qui font partie de chaque groupe.