Gestion de la synchronisation RAMQ
Le mot de passe AIP
Afin de faire la synchronisation avec la RAMQ, la clinique utilise un AIP, également appelé identifiant machine. C’est ce qui vous permet de transmettre l’inscription de patients ou l’inscription de codes de vulnérabilités. C’est aussi ce qui vous permet de questionner la RAMQ pour connaitre le médecin de famille de vos patients.
Si vous travaillez dans un GMF, votre mot de passe AIP (qui est pour la synchronisation RAMQ) est renouvelé automatiquement. Vous n’avez donc rien à faire. Par contre, pour les autres cliniques, par exemple une clinique de spécialistes, le mot de passe doit être changé manuellement par la clinique tous les 3 mois.
Pour les cliniques ayant un seul site, vous trouverez l’AIP et le mot de passe en allant dans le Site de travail. Allez ensuite à la section RAMQ.
Si vous travaillez dans un GMF multi-sites, vous le retrouverez dans le site nommé Site pour la synchronisation RAMQ ainsi que dans chacun des sites de travail.
Comment savoir si le mot de passe est expiré ?
La personne responsable de la synchronisation RAMQ pour votre clinique reçoit un message à chaque synchronisation. Les journaux de synchronisation vous permettent de voir un résumé de chaque synchronisation. Si l’erreur suivante se trouve aux journaux, c’est que le mot de passe doit être changé: Vérifiez que le logiciel utilise le bon identifiant utilisateur, identifiant machine et mot de passe utilisateur/machine.
Si un utilisateur essaie d’inscrire un patient ou un code de vulnérabilité et qu’il obtient le message d’erreur “Accès non autorisé”, cela indique également que le mot de passe doit être changé.
Changer le mot de passe AIP
Pour changer le mot de passe, connectez-vous aux services en ligne de la RAMQ en utilisant l’AIP qui se trouve dans Ofys. Si le mot de passe est expiré, un message vous invitera à le changer lors de votre connexion. Vous pouvez toujours aller à la section du mot de passe pour le changer, même s’il n’est pas expiré.
Retournez ensuite dans Ofys dans la fiche du site de travail et inscrivez le nouveau mot de passe, puis enregistrez. Si votre clinique a plusieurs sites de travail, vous devez le changer dans chacun d’eux et le changer également dans le Site pour la synchronisation RAMQ.
Les journaux de synchronisation
Une fois configurée, la synchronisation avec la RAMQ se fait à chaque soir. Après chaque synchronisation, un rapport est disponible dans Ofys, nommé Journaux de synchronisation, et un message est envoyé au responsable de la synchronisation.
Ce rapport vous permet de valider les informations qui ont été synchronisées. S’il y a des erreurs ou des avertissements, vous les verrez dans le haut du rapport. Il est important de les consulter en cas d’erreur ou d’avertissement.
Pour les consulter, il faut aller sur le site de travail de votre clinique. Dans le cas de GMF multi-sites, vos journaux se trouveront dans le site de la synchronisation RAMQ.
Le responsable de la synchronisation
C’est aussi dans le site de travail qu’il faut ajouter un responsable de la synchronisation, en sélectionnant un utilisateur. Ce responsable sera notifié par message Ofys si une erreur se produit et pourra aller consulter les journaux de synchronisation afin de voir l’erreur.
