Envoi des requêtes au CRDS 

Ofys Pro permet l’envoi électronique des demandes de consultation au CRDS (Centre de répartition des demandes de service).

Une demande de consultation peut être remplie par n’importe quel utilisateur ayant accès aux dossiers cliniques, mais les demandes ne peuvent être envoyées au CRDS que par un médecin ou une IPS. Si un utilisateur non médecin ou IPS remplit la demande, il ou elle devra cliquer À vérifier par médecin au bas du formulaire. Ensuite, il est recommandé d’envoyer une tâche au médecin/IPS avec le formulaire en pièce jointe, pour l’aviser du formulaire à valider.

Où trouver les formulaires CRDS?

On peut remplir un formulaire CRDS via une rencontre ou directement dans la section Formulaires du dossier. Voici comment le faire via la rencontre. Dans la rencontre, descendez à la section Formulaires et p.j.. Puis, cliquez sur + CRDS pour ajouter un formulaire.

La liste complète des formulaires disponibles s’affichera. Cliquez sur le titre de l’un d’entre eux pour l’ouvrir ou effectuez une recherche.

Remplir et envoyer une demande de consultation CRDS

Voici des détails sur quelques sections du formulaire. Notez que tous les champs avec un astérisque rouge * sont obligatoires.

Les informations du patient

Les informations du patient s’auto-remplissent. Par contre, il n’est pas possible de les modifier directement dans le formulaire. Si une information est erronée ou incomplète, il faut aller la corriger dans le dossier du patient, puis recommencer le formulaire. Il est impératif que ces champs soient bien remplis pour pouvoir envoyer la demande. Donc, au besoin, fermez le formulaire, corrigez le dossier du patient puis recommencez.

Raison de consultation

En cochant la raison de consultation, vous verrez quels prérequis doivent être joints à la demande ainsi que la priorité clinique attribuée. Il est possible de modifier la priorité en cliquant sur le bouton à cet effet et en justifiant le changement. Si des résultats sont disponibles au DSQ ou les examens prescrits à réaliser, cochez la case à cet effet.

Identification du référent, du point de service et du médecin de famille

Les informations du référent s’inscrivent dans la section à cet effet. Si le référent est aussi le médecin de famille du patient, la case Idem au médecin référent sera cochée dans la section du médecin de famille. Si c’est une infirmière ou une secrétaire médicale qui remplit la demande, le médecin référent doit être inscrit manuellement. Il est aussi possible de sélectionner le médecin référent dans le tableau de bord au préalable pour qu’il s’auto-remplisse à chaque demande.

Les champs N^o de permis de l’ordre et N^o de permis RAMQ sont auto-remplis avec les informations provenant du DSQ. Si vos numéros n’apparaissent pas ou s’ils sont erronés, veuillez consulter ce guide (médecins) ou celui-ci (autres intervenants) pour configurer votre DSQ avec Ofys.

Envoyer

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton Envoyer au CRDS qui se trouve au bas du formulaire (si vous n’êtes pas médecin ou IPS, les boutons sont différents; nous les verrons plus bas).

Si l’envoi est un succès, vous le verrez dans la fenêtre suivante :

Si aucun prérequis n’est nécessaire, la procédure est terminée. Dans le cas contraire, consultez la section suivante.

Prérequis

Si des prérequis sont nécessaires et que vous êtes prêt à les joindre, cliquez sur ce bouton en haut à droite pour actualiser la page du succès de l’envoi:

Le formulaire se rechargera. Cliquez ensuite sur ce bouton en haut à droite pour ouvrir la fenêtre de Gestion des informations liées/prérequis:

Cette fenêtre permet de choisir les éléments du dossier du patient à joindre à la demande. Il suffit de cliquer sur ceux-ci dans la liste à gauche (p.ex., des résultats de laboratoire ou des documents) pour les joindre.

Les documents sélectionnés apparaissent dans la fenêtre Gestion des informations liées/prérequis.

À côté de chaque document, il faut cocher à quel prérequis il correspond (dans l’exemple à droite, le premier laboratoire correspond au prérequis « Rapport créatinine », et le document correspond à « Rapport RX abdominal»).

Pour retirer un document/laboratoire ajouté par erreur, cliquez simplement dessus dans la fenêtre Gestion des informations liées/prérequis.

Lorsque tous les prérequis sont joints, cliquez sur ce bouton pour les enregistrer et les envoyer :

Informations supplémentaires sur les prérequis

Joindre le sommaire

Lorsqu’on ajoute des prérequis, on peut aussi joindre le sommaire, en tout ou en partie. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Sommaire (au lieu de Sections). Puis, soit :

• Cliquez sur chaque item que vous voulez joindre (p. ex., une allergie); ou
• Cliquez sur Ajouter tout pour joindre les allergies, les intolérances, les ordonnances, les problèmes, les antécédents médicaux et chirurgicaux, les immunisations, l’historique et les rappels (notez que cela ne joint pas les préoccupations, les autres antécédents, les autres médicaments, l’histoire familiale et l’histoire sociale).

Joindre une courbe de croissance

Lorsqu’on ajoute des prérequis, on peut aussi joindre une courbe de croissance. Dans la colonne de gauche, cliquez sur Sommaire au lieu de Sections, puis cliquez sur Joindre la courbe de croissance.

Ajouter un prérequis à une demande envoyée

Si vous avez transmis la demande mais n’avez pas tout de suite les prérequis nécessaires, vous pouvez y revenir plus tard pour les joindre. Vous trouverez la demande dans le dossier du patient.

Cliquez sur le formulaire pour l’ouvrir (vous pouvez aussi passer directement par le dossier du patient pour le trouver). Cliquez sur ce bouton :

Puis faites comme vous le faites habituellement pour ajouter des pièces jointes. Lorsque c’est complet, cliquez sur :

Envoyer d’autres documents lorsque tous les prérequis sont déjà envoyés

Lorsque tous les prérequis ont déjà été envoyés, il faut d’abord les retirer pour pouvoir renvoyer en même temps toutes les pièces jointes (sinon, elles sont toutes renvoyées en double). Dans le formulaire, allez sous la section Prérequis. À côté de chacun d’entre eux, cliquez sur Enlever le fichier. Puis, allez dans le bas du formulaire et cliquez sur Envoyer au CRDS.

Suite au succès de l’envoi, fermez le formulaire et ouvrez-le à nouveau.

Puis, cliquez sur ce bouton et faites comme vous le faites habituellement pour ajouter des pièces jointes :

Ne touchez pas aux documents déjà envoyés, qui sont accompagnés d’un avion en papier vert. Il faut les renvoyer avec les nouvelles pièces jointes. Lorsque c’est complet, cliquez sur :

Références

Consultez le Guide formation / Référence de SAFIR fourni par le CIUSSS-CHUS de l’Estrie pour en savoir plus (version 2024). Cliquez ici pour la version 2017 au besoin.