Créer un utilisateur professionnel
Les utilisateurs de type professionnel sont pour les cliniciens; ils peuvent écrire dans le dossier clinique et consulter toutes les données.
Création de la fiche
Lorsque vous êtes connecté sur la session de gestion des utilisateurs, cliquez sur l’icône suivante pour ouvrir la fiche de création d’un professionnel.
Remplissez la fiche, en inscrivant obligatoirement le nom, le prénom et le code (numéro de pratique). Si vous ne connaissez pas le numéro de pratique du professionnel, vous pouvez inscrire 7 fois le chiffre 9 (9999999), numéro qui peut être utilisé dans les fiches un nombre illimité de fois. Sinon, le code doit être unique.
Vous pouvez aussi indiquer le type de professionnel et sa spécialité.
Dans la section de droite, vous pouvez inscrire les informations de contact et l’adresse du professionnel.
Attention: Si vous ajoutez un numéro de téléphone dans la section contact, il apparaitra sur les prescriptions du médecin.
Dans Sites, inscrivez le(s) site(s) associé(s) au professionnel. Il est important d’indiquer le site pour que le professionnel apparaisse comme étant à l’horaire du site dans l’horaire multi-professionnels et pour la fonction Professionnels avec horaire.
Pour de l’information concernant la section Remplacements, veuillez consulter cette section du guide.
Quelques détails sur les cases à cocher
- Il est important de cocher la case Professionnel traitant pour indiquer que le professionnel fait partie de la clinique et pour activer des fonctionnalités telle que le module B2B (inscription RAMQ).
- Cochez également la case Horaire pour qu’il apparaisse dans l’horaire des rendez-vous de la clinique.
- Laissez la case Validation manuelle des résultats cochée. Pour un nouvel utilisateur de Ofys, il est plus prudent de valider les résultats manuellement pour éviter que des résultats anormaux soient oubliés. Le professionnel pourra modifier cette préférence au besoin en ouvrant sa fiche via son tableau de bord.
- La case Synchronisation HUB permet de rendre disponible ou non le professionnel sur le portail de l’orchestrateur de rendez-vous provincial. Il suffit de la laisser cocher lors de la création de votre professionnel si vous désirez qu’il soit disponible sur le Hub, ou de la décocher si vous préférez qu’il le ne soit pas. Cette case n’est accessible qu’à partir du compte de gestion des utilisateurs.
- La case De garde active ce médecin comme professionnel de garde. Un seul médecin de garde peut être actif par clinique. Le professionnel de garde est celui qui va recevoir les documents ou laboratoires qui ne sont assignés à personne d’autre. On conseille de ne pas toucher à cette case pour ne pas modifier le fonctionnement actuel de la clinique.
Octroyer les droits d’utilisateur
Au-dessus de la section de droite, cochez la case Est un utilisateur, puis inscrivez un nom d’utilisateur et choisissez un un mot de passe temporaire. De manière générale, les mots de passe doivent être minimum 5 caractères, mais il se peut que votre clinique ait choisi d’imposer des critères différents.
Lors de sa première connexion, l’utilisateur devra choisir son propre mot de passe. Le nom d’utilisateur, quant à lui, ne pourra pas être changé une fois qu’il est enregistré.
À noter que les utilisateurs disposent d’un certain nombre de jours pour leur première connexion et changement de mot de passe. Après cette durée, l’utilisateur est bloqué et ne pourra plus se connecter. Vous devrez alors le débloquer, voir La gestion des accès pour plus d’information à ce sujet. On conseille donc de ne pas créer les accès trop tôt.
Normalement, cette limite est de 7 jours, mais la clinique peut écrire à support@infodata.ca pour demander de raccourcir ou allonger le délai permis par défaut.
À la case Intervalle de validité, vous pouvez inscrire un intervalle de date entre lesquelles l’utilisateur pourra se connecter (p.ex., un résident qui sera à votre clinique pour une durée déterminée). Vous pouvez laisser ces cases vides.
La section Authentification à 2 facteurs (2FA) vous permet d’obliger l’utilisateur à configurer et utiliser l’authentification à 2 facteurs à sa prochaine connexion. Au même endroit, vous aurez l’option de désactiver la 2FA pour un utilisateur qui l’aurait déjà activée (p.ex., pour un utilisateur ayant perdu son téléphone).
Le menu déroulant Facturation RAMQ vous permet d’inscrire les informations de connexion du médecin à son logiciel de facturation RAMQ (il peut le faire de son profil également).
Pour terminer, il faudra choisir les Rôles de l’utilisateur, qui sont tous détaillés dans la liste suivante.
Détails sur les rôles des professionnels
- Gestion des utilisateurs : seulement l’utilisateur Gestion, Utilisateurs, créé par Logiciels Info-Data, a droit à ce rôle. Vous ne devriez jamais cocher cette case vous-même.
- Administrateur : ce rôle permet la gestion de certains paramètres et préférences, la désactivation et fusion de patients, l’accès aux requêtes, la gestion des ressources de facturation, etc.
- Clinicien : ce rôle est le rôle régulier coché pour les professionnels. Il donne accès autant aux modules cliniques que ceux de l’horaire.
- Stagiaire : ce rôle limite les droits cliniciens. Pour un stagiaire, il faut donc cocher clinicien ET stagiaire. L’utilisateur pourra écrire une note clinique, mais ne pourra pas l’enregistrer sans identifier un superviseur (qui devra réviser la note).
- Facturation : donne accès au module de facturation privée (disponible dans l’interface administrative).
Attention
Les rôles s’additionnent. Par exemple, pour créer un utilisateur clinicien qui doit avoir accès aux paramètres des administrateurs, il faut cocher les rôles Clinicien et Administrateur.
Rôle(s) lors d’une situation de crise
Il est aussi possible d’activer des rôles supplémentaires pour un utilisateur pour une durée déterminée. Par exemple, on pourrait octroyer les droits d’administrateur à un utilisateur jusqu’à une date précise.
Autres sections de la fiche
- Substitution de professionnel :
Cette option permet de substituer en lot un professionnel « Autre dispensateur » pour un autre dans les dossiers des patients. Par exemple, si une infirmière quitte et qu’une autre reprend sa patientèle, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité.
Vous verrez cette section seulement lorsque la fiche a déjà été enregistrée. - Dossier Santé Québec :
Ce bouton permet de lancer la recherche au DSQ pour faire le lien avec le profil de l’utilisateur. Normalement, cette opération est faite une seule fois. Pour tout savoir sur la configuration DSQ, consultez cette page du guide.
- RAMQ :
Le numéro d’agence et le groupe administratif sont utiles si l’utilisateur utilise un service de facturation intégré à Ofys. Consultez cette catégorie du guide pour en savoir plus à ce sujet.
L’identifiant, quant à lui, est nécessaire pour l’inscription RAMQ des patients de médecins de famille ne travaillant pas en GMF. - Informations supplémentaires :
Entête des rencontres imprimées : vous pouvez inscrire une entête qui s’inscrira sur les rencontres imprimées ou faxées. Par exemple, le nom incorporé du médecin et le numéro de télécopieur de la clinique.
Langue : la langue du professionnel.