Le bottin de fax
Pharmacies et autres sites
Pour consulter, créer ou modifier un site, il vous suffit d’aller dans l’onglet administration, sous la section Sites. Seuls les utilisateurs qui ont le rôle d’administrateur peuvent créer et modifier des sites. Tout le monde y a cependant accès pour consulter la liste des sites. Cet onglet est pratique afin de mettre à jour le bottin de fax pour les pharmacies et autres établissements avec qui vous devez communiquer.
Recherche
Lorsque vous cliquez sur cet onglet, vous verrez d’abord les sites de travail de votre clinique. Donc normalement un seul, ou plusieurs si vous travaillez dans un GMF multi-sites. Dans le cas de GMF multi-sites au Québec, vous trouverez également le site pour la synchronisation RAMQ.
Vous avez accès à la recherche rapide, qui vous permet de chercher parmi la liste des sites. Si vous n’écrivez rien et cliquez sur la loupe, vous verrez la liste de tous les sites.
La flèche à gauche de la loupe vous permet de filtrer la liste en choisissant si vous voulez voir tous les sites, vos sites de travail, les pharmacies, ou les autres. Vous pouvez aussi inclure ou non les sites inactifs. Par défaut, seuls les sites actifs seront présents.
Créer un nouveau site
Pour créer un nouveau site, cliquez sur le +, qui ouvrira la fiche à remplir. Il faut d’abord le nommer dans la case nom officiel, c’est ce nom qui vous aidera à le retrouver. On vous conseille donc de choisir un nom qui vous permettra de le retrouver facilement . Pour le nom d’usage, vous pouvez laisser ce champ vide puisque le nom officiel se recopiera automatiquement dans ce champ.
Si le site que vous créez est une pharmacie, cochez la case à cet effet. Assurez-vous de laisser la case Actif cochée, et ne cochez jamais Site de travail puisque c’est seulement pour votre clinique ou GMF.
Pour ce qui est des coordonnées, vous pouvez entrer l’adresse et le numéro de téléphone si vous le désirez. Ces informations ne sont pas obligatoires, mais peuvent faciliter vos recherches puisqu’il est possible de trouver un site avec celles-ci.
Seul le numéro de télécopieur est nécessaire pour le bottin de fax. Si vous copiez-collez le numéro d’ailleurs et qu’il contient des tirets ou parenthèses, le système les ignorera. Il n’est pas nécessaire d’inscrire le 1 devant le numéro, puisque le fax en rajoute automatiquement un à l’envoi.
Il vous suffit ensuite d’enregistrer et votre site sera créé!
Modifier un site
Si vous désirez modifier un site, simplement cliquer sur le site que vous souhaitez modifier dans la liste de gauche. La fiche du site s’ouvrira et vous pourrez le modifier directement. N’oubliez pas d’enregistrer lorsque vous faites des modifications!
Attention
Il n’est pas possible de fusionner deux sites si vous avez créé deux sites pour un même établissement. Lorsqu’il s’agit d’une pharmacie, il n’est pas conseillé de désactiver un des deux sites puisqu’il pourrait se trouver déjà dans le dossier d’un patient. On conseille donc de garder les deux sites à jour au besoin. Pour les autres sites, vous pouvez simplement décocher la case Actif.
Ajouter une pharmacie au dossier patient
Pour ajouter la pharmacie au dossier du patient, cliquez sur le + de la section Pharmacies dans sa fiche démographique.
Professionnels
Sous le même onglet administration, vous pouvez également ajouter ou modifier des professionnels afin de mettre à jour votre bottin de fax ou encore votre liste de médecins référents. Vous n’avez pas besoin d’avoir les droits administrateur afin d’ajouter des professionnels ou de les modifier, mais seul le compte qui permet la gestion des utilisateurs permet de désactiver les fiches.
Recherche
En premier lieu, vous avez la recherche rapide qui vous permet de chercher parmi la liste des professionnels créés pour votre clinique.
Si vous n’écrivez rien et cliquez sur la loupe, vous verrez la liste de tous les professionnels. Ils ne seront pas tous affichés s’il y a trop de données.
Avec la flèche, vous avez l’option de chercher plutôt parmi les professionnels inactifs. Lorsque vous sélectionnez ce filtre, seuls les professionnels ayant une fiche inactive apparaitront dans votre recherche.
Créer un nouveau professionnel
En cliquant sur le +, vous ouvrirez une nouvelle fiche de professionnel, que vous pouvez remplir afin d’ajouter un professionnel. Les trois champs qui sont en jaune sont les champs obligatoires : le nom et prénom ainsi que le numéro de pratique du professionnel. Le numéro de pratique doit être unique dans le système. Par contre, si vous ne le connaissez pas au moment de la création de la fiche ou que ce n’est pas pertinent de le noter, vous pouvez entrer le numéro suivant : 9999999 (7 fois le chiffre 9). Il s’agit du seul numéro qui peut être utilisé un nombre de fois illimité.
Vous pouvez ajouter d’autres informations, par exemple le numéro de téléphone. Petite astuce: si vous entrez seulement les 7 derniers chiffres du numéro de téléphone, l’indicatif régional sélectionné par défaut pour votre clinique s’ajoutera automatiquement dès que vous changez de champ!
En ajoutant plus d’informations, cela vous aidera lorsque vous ferez une recherche de professionnel. Par exemple, il est possible de rechercher par ce qui est inscrit dans la note. Alors si vous inscrivez la spécialité du médecin (p.ex., dermato) dans la note, vous le retrouverez dans le bottin en cherchant “dermato”.
Les cases Professionnel traitant et Horaire, lorsqu’elles sont cochées, vous permettent d’ajouter le professionnel à l’horaire, sans qu’il ait besoin d’être un utilisateur. Le professionnel avec les cases cochées apparaitra donc dans le calendrier. Cela peut être utile, par exemple, si vous créez un professionnel nommé “Prise de sang” et utilisez celui-ci pour les rendez-vous de prise de sang. Ou encore si le professionnel en question n’utilise pas le DMÉ, mais que vous devez ajouter des rendez-vous à son horaire!
Modifier la fiche d’un professionnel
Pour modifier la fiche d’un professionnel, il suffit de lancer la recherche et de cliquer sur le professionnel que vous souhaitez modifier. Sa fiche s’ouvrira avec toutes les informations qui s’y trouvent. Vous pouvez modifier les sections que vous voulez et enregistrer les changements.
