Ajouter un formulaire dans le dossier d'un patient

Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!

Ajouter un formulaire dans une rencontre

Pour ajouter un formulaire lorsque vous êtes dans une rencontre, allez à la section Formulaire et P.J. Si elle ne se trouve pas déjà dans la rencontre, ajoutez là grâce au menu de gauche. Cliquez ensuite sur + Formulaire pour avoir accès à la recherche de formulaire.

Chercher le formulaire que vous voulez ajouter en utilisant des mots clés. Sinon, vous pouvez également faire la barre d’espace pour avoir accès à toute la liste des formulaires disponible pour votre clinique.

Sélectionnez ensuite le formulaire désiré dans le menu déroulant. Lorsque vous ouvrez un formulaire, celui-ci s’ouvre dans un deuxième onglet, vous pouvez toujours revenir à votre rencontre tout en étant en édition pour le formulaire.

Certaines informations s’auto-remplissent lorsque vous ouvrez un formulaire. Les données du patient, par exemple ou encore le nom du médecin et les coordonnées de la clinique.

Les cases

Pour les formulaires ayant des cases, vous n’avez pas besoin de cliquer sur la case, pour la cocher, simplement cliquez sur le mot coche la case. Pour les requêtes de laboratoire, il est possible de créer des raccourcis, vous permettant de cocher plusieurs cases à la fois. Par exemple, le bouton pour Fatigue, cochera une série de cases sélectionnées en fonction de la fatigue.

Les champs texte

Tous les champs texte ayant un petit i bleu dans le haut vous permettent d’utiliser des gabarits. Ces aides à la rédaction vous permettent de saisir du texte plus rapidement. Vous pouvez créer vous-même vos gabarits. Rendez-vous à cette partie du guide pour en savoir plus sur les gabarits.

Enregistrer le formulaire

Une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire, plusieurs options d’enregistrement sont disponibles. Cliquez sur le nuage dans le haut pour enregistrer le formulaire et retourner à la rencontre vous reviendrez à la rencontre une fois que ce sera fait et le formulaire sera joint à la rencontre et se retrouvera dans la section formulaire du dossier patient également.

Le nuage vous permet de simplement enregistrer le formulaire pour revenir à la rencontre. Le formulaire sera joint à la rencontre et se retrouvera dans la section Formulaires du dossier patient également.

Le nuage, lorsqu’il est accompagné de l’avion en papier et du dossier, permet d’enregistrer le formulaire et de l’envoyer au portail patient en même temps. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous retournerez à la rencontre et la fenêtre d’envoi de message s’ouvrira, en liant automatiquement le formulaire au message. Pour en savoir plus sur les communications via le portail patient, rendez-vous à cette partie du guide.

Le nuage, lorsqu’il est accompagné d’un téléphone, vous permet d’enregistrer le formulaire et de le faxer en même temps. Pour tout savoir sur les options de fax dans Ofys, consultez cette partie du guide.

Le nuage avec l’imprimante vous permet d’enregistrer le formulaire et de l’imprimer en même temps.

L’icône de sablier permet d’indiquer si on attend un résultat pour la requête. En cliquant dessus, vous pouvez indiquer le délai dans lequel vous attendez un résultat, afin d’avoir une notification dans votre tableau de bord une fois ce délai dépassé. Cette partie du guide explique en détail le module d’attente de résultats.

Il est possible d’ajouter des formulaires à vos favoris. Pour ce faire, lorsqu’un formulaire est ouvert, cliquez sur l’étoile dans le haut à droite. Quand l’étoile est pleine, c’est que le formulaire est dans vos favoris! Lors de votre prochaine recherche de formulaire, les favoris s’afficheront dès que vous mettrez votre curseur dans le champ de recherche. Pour enlever un formulaire des favoris, vous n’avez qu’à ouvrir le formulaire et cliquez de nouveau sur l’étoile, lorsqu’elle est vide, c’est que le formulaire n’est plus dans vos favoris.

L’icône de trombone permet d’ajouter une pièce jointe au formulaire. Il suffit de cliquer dessus pour pouvoir joindre des éléments du dossier au formulaire. La liste de P.J. se trouvera à droite et le nombre de pièces jointes sera indiqué dans un rond vert sur le bouton de trombone. Vous pourrez ensuite utiliser l’un des trois boutons d’enregistrement, selon vos besoins, et les pièces jointes seront envoyées ou imprimées elles aussi.

Formulaires: numéros préprogrammés

Si c’est indiqué sur le formulaire où faxer la requête, le numéro de fax a été programmé dans le système et sera déjà auto-rempli dans la fenêtre de fax. Cliquez simplement sur Envoyer!

Lorsque le formulaire contient plusieurs options de destinataires, cochez l’option que vous désirez avant d’enregistrer et le numéro sera encore une fois auto-rempli dans la fenêtre de fax. Par exemple, dans le formulaire suivant, vous pouvez cocher la clinique où vous souhaitez faxer la requête pour que le numéro soit auto-rempli.

Les icônes d’imprimante et de téléphone se retrouvent également dans l’aperçu de la rencontre. Vous pouvez les utiliser pour imprimer ou faxer le formulaire.

Lorsque vous êtes de retour à la rencontre et que vous enregistrez celle-ci, le bouton dans le haut vous permet également d’imprimer ou de faxer les formulaires. L’avantage d’utiliser le bouton du haut est que les formulaires seront tous imprimés ou faxés en un seul clic si vous en avez plusieurs dans votre rencontre. Il suffit d’utiliser le menu déroulant pour choisir télécopier ou imprimer.

Créer une tâche à partir d’un formulaire dans la rencontre

Pour créer une tâche et y lier un formulaire, allez à la rencontre et cliquez sur le formulaire dont il est question. Une fois l’aperçu ouvert, cliquez sur l’icône de tâche dans le haut de la rencontre. Le formulaire sera automatiquement lié dans la fenêtre de tâche.

La signature

Si vous avez une signature à votre dossier et que le formulaire doit être signé, votre signature électronique s’apposera automatiquement dans la majorité des cas. Lorsque vous êtes en mode édition, vous ne verrez pas la signature, la signature est générée lors de l’impression ou de la télécopie. Si vous cliquez sur l’imprimante et que vous n’êtes pas en impression directe, vous verrez votre signature dans l’aperçu d’impression.

Ajouter un formulaire hors rencontre

Il est possible d’ajouter un formulaire dans le dossier du patient, sans passer par la rencontre. Pour ce faire, allez directement à la section formulaires du dossier du patient et cliquez sur le + au bout de la section. De la même façon que dans la rencontre, la fenêtre de recherche ouvrira et vous pourrez cherche un formulaire à l’aide d’un mot clé ou faire la barre d’espace pour chercher parmi tous les formulaires disponibles. Lorsque vous aurez cliqué sur le formulaire de votre choix, celui-ci s’ouvrira. Il contiendra toutes les mêmes options que si vous l’aviez ouvert via la rencontre.

Une fois le formulaire enregistré, vous pouvez encore l’imprimer ou le faxer avec ou sans ses pièces jointes avec les boutons dans le haut du formulaire.

Le bouton de crayon, quant à lui, vous permet de modifier le formulaire une fois qu’il a été enregistré.

Ce bouton vous permet d’ouvrir un nouveau formulaire identique à celui-ci, mais sans copier l’information qui s’y trouve.

Télécopiez le formulaire avec ou sans les pièces jointes.

Imprimez le formulaire avec ou sans les pièces jointes.

Copier ou modifier un formulaire

Autant dans une rencontre que depuis la section Formulaire, vous pouvez modifier un formulaire existant ou créer une copie.

Dans la rencontre

Lorsque vous êtes dans la rencontre et que vous désirez modifier un formulaire déjà existant, vous devez choisir l’option Modifier. La liste des formulaires existant pour se patient apparaitra, avec la date pour chacun d’eux. Vous pouvez sélectionner le formulaire de votre choix pour le modifier.

Vous modifierez alors le formulaire existant et cette nouvelle version du formulaire sera liée à la rencontre dans laquelle vous vous trouvez. Si le formulaire se trouvait dans une autre rencontre, la version liée à celle-ci sera l’ancienne. Lorsque vous ouvrirez le formulaire à partir de la section formulaire du dossier, ce sera la version la plus récente.

Pour copier un formulaire à partir d’une rencontre, cliquez sur Copier. Vous aurez encore une fois la liste des formulaires qui se trouvent au dossier du patient avec leur date de création. Le formulaire sélectionné sera alors copié et s’ouvrira. Il s’agira donc d’un nouveau formulaire, celui qui est copié restera intact.

Hors rencontre

Lorsque vous n’êtes pas dans une rencontre et que vous souhaitez modifier un formulaire, il suffit de cliquer sur le formulaire pour l’ouvrir et cliquer sur l’icône de crayon pour passer en mode édition. Vous pourrez alors modifier le formulaire et l’enregistrer une fois les modifications terminées.

Pour copier un formulaire hors d’une rencontre, vous devez encore une fois ouvrir le formulaire que vous voulez copier. Cliquez sur l’icône de copie dans le haut du formulaire. Le nouveau formulaire s’ouvrira, avec les informations qui se trouvaient dans celui copié.

Les différentes versions d’un formulaire

Si vous le bouton suivant se trouve dans le haut d’un formulaire, c’est qu’une version plus récente de se formulaire est enregistrée. En cliquant sur celui-ci, la version plus récente s’affichera.

Cette icône permet quant à lui de naviguer parmi les différentes versions d’un formulaire, selon la date. Lorsque vous cliquez sur une des différentes versions dans la liste, celle-ci s’affichera vous permettant de voir les différences entre celles-ci.

Supprimer un formulaire

Le bouton de poubelle qui se trouve dans le haut du formulaire vous permet de supprimer le formulaire.

Cet icône est également disponible dans la rencontre, au bout de l’aperçu du formulaire. Cependant, lorsque vous l’utilisez dans la rencontre, le formulaire ne sera pas supprimé du dossier, vous supprimerez seulement le lien vers le formulaire.

Voir les formulaires supprimés

D’emblée, les formulaires supprimés seront cachés dans le dossier du patient. Pour les voir, cocher la case Afficher les formulaires effacés dans les préférences.

Dans la section des formulaires, ceux qui ont été supprimés apparaitront avec un icône de poubelle rouge à gauche pour vous indiquer qu’il a été supprimé.

Les formulaires avec des fonctionnalités particulières

Certains formulaires ont des fonctionnalités qui leur sont propres. Voici quelques exemples de formulaires avec des utilités particulières, qui sont disponibles pour toutes les cliniques.

Le formulaire nommé Calculateur de risque – Framingham (SCC) permet de calculer le pourcentage de risque de maladie cardiovasculaire directement dans le formulaire. Le résultat s’affichera dans le bas en fonction des réponses que vous inscrivez.

Certains formulaires ont également des champs qui permettent d’inclure du dessin au formulaire. Par exemple, le formulaire Anatomie de surface. Vous pouvez ainsi dessiner directement sur le formulaire, en utilisant des couleurs et différents types de « crayons ».