Accompagnement inscription Sofy
Le guide suivant a pour objectif de vous aider à guider les patients dans le processus d’inscription au portail Sofy. Voyez en détails les étapes qu’ils auront à faire ainsi que des astuces pour chacune d’entre elles.
À noter que pour qu’un patient puisse s’inscrire au portail, il doit avoir un numéro d’assurance maladie (Québec, Nouveau-Brunswick ou Ontario) et une adresse courriel.
Inscription
Lorsque vous envoyez une invitation au patient pour qu’il se crée un compte au portail Sofy, voici le contenu du courriel qu’il reçoit. Le patient doit cliquer sur M’inscrire pour accéder à la page d’inscription.
Que le patient soit déjà inscrit à Sofy ou non, il recevra le même courriel pour l’informer que sa clinique lui a envoyé un message. S’il a déjà un compte, il suffit de choisir l’option Me connecter.
Le patient ne voit pas le courriel qu’on lui a envoyé
Il est possible que le courriel se retrouve dans les pourriels; vous pouvez leur indiquer de vérifier à cet endroit au besoin.
Si le lien ne fonctionne pas ou qu’ils ne reçoivent pas le courriel du tout, il est possible d’aller directement sur le site en utilisant l’url suivant: https://sofy.ofys.net/sofy/#/signup.
Étape 1
1.1 Courriel et NAM
Une fois rendu sur la page d’inscription, le patient doit utiliser l’adresse courriel qui est à son dossier ainsi que son numéro d’assurance maladie (NAM). Le courriel et le NAM doivent être identiques à ceux qui se trouvent dans son dossier pour que l’inscription fonctionne.
Pour les NAM de l’Ontario, entrez simplement les 10 premiers chiffres, sans les tirets.
À cette étape, il arrive parfois que les patients inscrivent leur numéro d’assurance sociale plutôt que leur NAM. Il faut donc vérifier que les informations sont exactes et qu’elles concordent avec leur dossier.
1.2 Nom d’utilisateur
Toujours sur la page d’inscription, le patient devra ensuite choisir un nom d’utilisateur. C’est ce qui servira lors de sa connexion au portail.
Le nom d’utilisateur doit contenir entre 6 et 30 caractères, peut contenir des lettres ou des chiffres, et aucun caractère spécial excepté la barre de soulignement (_) et le @.
Il est également possible d’utiliser l’adresse courriel à la place d’un nom d’utilisateur (donc, de copier-coller leur adresse courriel dans le champ du nom d’utilisateur).
1.3 Mot de passe
Le patient devra aussi choisir un mot de passe.
Voici les critères de sécurité à respecter:
- Doit contenir au moins 1 chiffre.
- Doit contenir au moins une lettre minuscule.
- Doit contenir au moins une lettre majuscule.
- Doit contenir 1 ou plusieurs caractères spéciaux.
- Ne doit pas contenir d’espace.
- Doit contenir entre 10 et 40 caractères.
Pour voir les critères, vous pouvez aussi cliquer sur le point d’interrogation à côté du champ du mot de passe. La confirmation du mot de passe doit être identique à celui inscrit dans le champ plus haut.
Notez que ces critères de sécurité sont importants, puisqu’il est question de protéger l’accès à des renseignements de santé.
Pour finir, il faut accepter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité. Les patients peuvent cliquer sur l’un ou l’autre pour voir le document détaillé. Une fois que c’est fait, il suffit de cocher la petite case prévue à cet effet.
Étape 2
Une fois que le compte est créé, le patient doit ensuite le lier à sa clinique. Pour que cette étape fonctionne, il faut que l’adresse courriel du patient soit à son dossier à votre clinique et que le NAM soit identique.
2.1 Ajouter la clinique
Pour ajouter la clinique, il est possible de cliquer sur + Ajouter une clinique qui se trouve sur la page d’accueil ou encore de le faire via l’onglet Mes cliniques.
Ensuite, il faudra chercher la clinique en tapant un minimum de 4 lettres. Tous les sites affiliés à un GMF sont regroupés sous la même clinique.
Si le patient ne trouve pas votre clinique, il peut chercher avec l’adresse ou la ville.
Il est important de garder la recherche simple afin de trouver la clinique. Par exemple, si la clinique s’appelle “Ma clinique Médicale Info-Data”, vous pouvez écrire seulement “Info”.
Une fois que la clinique est trouvée, il faut cliquer sur Ajouter
2.2 Trouver une correspondance
Si une correspondance est trouvée, le message suivant s’affichera
Si aucune correspondance n’est trouvée, un message d’erreur s’affichera pour aviser le patient.
Voici ce que vous pouvez vérifier dans ce cas:
1- Les informations qui sont dans la section Profil sous le message d’erreur doivent être identiques à celles qui sont au dossier du patient. Si la patient a fait une erreur et qu’il doit modifier son NAM ou son courriel il peut le faire directement à partir de là en cliquant sur Modifier. Une fois la modification effectuée, il faudra réessayer d’ajouter la clinique.
2- Assurez-vous qu’il n’y ait pas de doublon du dossier dans votre base de données. Un seul dossier doit contenir le NAM et l’adresse courriel utilisée.
2.3 Inscrire le code d’accès
Lorsque la correspondance est trouvée, un code d’activation est envoyé à l’adresse courriel du patient.
Voici le contenu du message envoyé au patient.
Une fois le code d’accès reçu, il faudra l’entrer dans l’encadré Code d’accès puis valider.
Le message suivant s’affichera si le code d’accès est invalide.
Voici deux choses importantes à vérifier dans ce cas:
1- Il faut s’assurer que le code saisi soit bien le tout dernier reçu par courriel. Les précédents sont rendus invalides dès qu’on en demande un nouveau.
2- Il ne faut pas rafraichir ou quitter la page sur laquelle on a fait la demande du code d’accès. Il faut donc ouvrir sa boite de courriel sur un autre onglet. Sinon, le code envoyé ne sera plus valide.
Lorsque le code de confirmation est entré correctement, le message suivant sera affiché pour informer le patient que sa clinique est bien liée à son profil ! Il pourra ensuite consulter ses messages.
Il est possible de lier plus d’une clinique à un profil. Pour voir les cliniques liées à un profil, allez à l’onglet Mes cliniques. Celles déjà liées se trouveront dans le haut.
