Absences, messages et gardes
Tutoriel
Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!
Inscrire un message à l’horaire
Pour ajouter un message dans la journée d’un professionnel, choisissez d’abord choisir la journée dans le calendrier et faites le clic droit de la souris.
Le premier choix du menu, Absence/message, permet de faire un ajout pour le professionnel de l’horaire ouvert. Dans cet exemple-ci, Archambault Maude.
Le deuxième choix du menu, Tous les professionnels, permet de faire un ajout dans l’horaire de tous les professionnels de la clinique inscrite sous votre nom dans votre tableau de bord. Dans cet exemple-ci, Clinique médicale des Mésanges.
À noter:
Si vous désirez ajouter un message pour les professionnels d’une autre clinique de votre GMF que celle choisie, allez d’abord à votre tableau de bord et sélectionnez une clinique différente sous votre nom.
Vous devez donc choisir si vous voulez ajouter un message pour le professionnel seulement, ou tous les professionnels de cette clinique. Par exemple, un message pour un seul professionnel pourrait être “En télétravail”, ou encore “Aucun double-booking”. Un message qui concerne tous les professionnels d’une clinique pourrait être “Diner conférence ce midi!”.
Dans les deux cas, sélectionnez ensuite l’option Message.
Et inscrivez le message:
Astuce!
On conseille de créer des gabarits pour les messages que vous écrivez régulièrement, ceci vous sauvera quelques secondes à chaque fois. Consultez cette page pour plus d’information.
À noter que ce processus se fait journée par journée, il n’est pas possible de le faire pour plusieurs journées d’un coup.
Dans l’horaire, le message apparait dans une barre verte au bas de l’écran.
De plus, dans le calendrier, un petit m indique qu’il y a un message pour le professionnel. Un grand M indique qu’il y a un message pour tous les professionnels de la clinique.
Pour retirer un message, refaites le clic droit dans la journée et sélectionnez l’option Annuler absence/message.
Ce que le professionnel voit
S’il consulte son horaire dans l’onglet du calendrier, le professionnel verra la même barre verte et le même m dans le calendrier du mois, tel que montrés plus haut.
Dans son onglet des rendez-vous du jour, Rv, il verra la barre verte du message au bas complètement de sa liste de rendez-vous.
Inscrire une absence à l’horaire
Pour inscrire une absence, c’est le même fonctionnement: sélectionnez la journée dans le calendrier et faites le clic droit.
Ici aussi, vous pouvez ajouter une absence individuellement pour le professionnel, par exemple pour inscrire ses vacances, ou ajouter une absence pour tous les professionnels de la clinique, par exemple pour inscrire un férié.
Vous pouvez choisir si c’est une absence de la journée entière, en avant-midi, en après-midi, ou en soirée.
Il est ensuite obligatoire d’inscrire un message:
Selon le cas, un petit m ou un grand M s’ajoutera aussi dans la case du calendrier pour indiquer la présence d’un message, tel qu’expliqué plus haut dans la section des messages.
Une barre verticale rouge s’ajoutera aussi dans la case de la journée dans le calendrier:
- Une absence en AM ajoutera une barre verticale rouge dans le premier tiers de la case du calendrier.
- Une absence en PM ajoutera une barre verticale rouge dans le deuxième tiers.
- Une absence le soir ajoutera une barre verticale rouge dans le troisième tiers.
- Une absence pour la journée entière ajoutera une barre verticale rouge complète.
Comme pour les messages, ce processus se fait journée par journée, il n’est pas possible de le faire pour plusieurs journées d’un coup.
Pour retirer une absence, refaites le clic droit dans la journée et sélectionnez l’option Annuler absence/message.
Ce que le professionnel voit
S’il regarde l’horaire dans l’onglet du calendrier, le professionnel verra la même barre rouge indiquant une absence, et la barre verte de message au bas de la journée sélectionnée.
Dans son onglet des rendez-vous du jour, Rv, il verra le message au bas complètement de sa liste des rendez-vous.
Inscrire une garde
Inscrire une garde permet aux secrétaires de voir rapidement quand un professionnel est de garde.
Dans l’horaire du professionnel concerné, faites le clic droit dans la journée pour laquelle vous voulez inscrire une garde.
Dans l’option Garde, vous pouvez choisir si le professionnel est de garde le jour entier, en AM, PM ou soir.
L’ajout d’une garde affiche une barre verticale verte dans la case du calendrier:
- Une garde en am ajoutera une barre verticale verte dans le premier tiers de la case du calendrier.
- Une garde en pm ajoutera une barre verticale verte dans le deuxième tiers.
- Une garde le soir ajoutera une barre verticale verte dans le troisième tiers.
- Une garde pour la journée entière ajoutera une barre verticale verte complète.
Le professionnel voit seulement cette information dans son calendrier du mois dans l’onglet du calendrier.
Pour retirer une garde, refaites le clic droit et choisissez Annuler la garde.
