Gabarits
Introduction
Les gabarits sont des aides à la rédaction et sont disponibles dans pratiquement tous les champs de texte de Ofys! Des centaines de gabarits sont déjà présents dans Ofys, et les utilisateurs peuvent aussi s’en créer.
Complément d’information: utilisez les gabarits tout en respectant votre code de déontologie.
Dans la note clinique, les gabarits permettent de sauver un temps précieux, de structurer les notes et d’éviter d’oublier des éléments importants d’une évaluation clinique.
Par contre, ils ne doivent pas être utilisés pour remplir des réponses avant même que celles-ci aient été évaluées. Ainsi, le Collège des médecins du Québec proscrit l’utilisation de gabarits avec Normal écrit partout. Il faudrait plutôt ne rien écrire, ou créer des listes de choix, avec Non-examiné ou S/O sélectionné par défaut. Si l’examen se révèle normal, on peut manuellement choisir la réponse Normal.
Utilisation
Recherche
Les gabarits sont disponibles à tous les endroits où vous voyez la petite icône bleue i à la gauche d’un champ de note. Les gabarits disponibles dans un champ de texte ne sont pas les mêmes disponibles dans un autre type de champ.
Il y a deux façons de chercher un gabarit :
- Dans le champ de note, écrivez quelques lettres contenues dans le titre du gabarit recherché (p. ex., « exam » pour chercher les gabarits qui contiennent le mot « examen » dans leur titre).
- Appuyez sur les touches Ctrl et Barre d’espacement de votre clavier. Une liste de tous les gabarits dont le titre contient ces lettres s’affichera.
Ou
- Placez votre curseur dans le champ de note, puis appuyez tout de suite sur les touches Ctrl et Barre d’espacement de votre clavier. Une liste des gabarits fréquemment utilisés apparaîtra.
- Écrivez quelques lettres dans le champ de recherche pour chercher parmi les titres des gabarits disponibles.
Dans la note clinique, le Ctrl + Barre d’espacement fonctionne aussi, mais vous trouvez en plus un bouton sous le champ de note qui permet d’ouvrir la recherche de gabarits. Le raccourci clavier est affiché sur le bouton, pour des fins d’aide mémoire!
Voici la fenêtre de recherche de gabarits qui s’affiche. Dans l’exemple ici, la recherche est faite avec le début de mot “exam”.
Dans le haut de la liste, vous retrouvez les derniers gabarits que vous avez utilisés, suivis des gabarits que vous utilisez le plus souvent, puis ceux que vos collègues utilisent le plus souvent.
La partie de droite présente un aperçu du contenu du gabarit sélectionné. Les parenthèses carrées indiquent qu’il y a des choix multiples ou un champ à remplir à cet endroit dans le gabarit. Dans l’exemple ci-haut, la souris était sur le gabarit Examen mental (démo), c’est donc un aperçu de celui-ci qu’on voit dans la section de droite.
Le deuxième champ de recherche, sous celui qui recherche dans le titre des gabarits, recherche plutôt dans le contenu des gabarits. Si vous recherchez par exemple un gabarit dans lequel serait mentionné “Poumon”, tapez ce mot dans le deuxième champ de recherche!
Une fois que vous avez trouvé celui que vous recherchez, cliquez sur le nom pour l’ouvrir.
Remplir le gabarit
Certains gabarits ne contiennent que du texte; celui-ci s’écrit dans la note dès qu’on le sélectionne.
D’autres gabarits contiennent des options avancées pour la rédaction. Une fenêtre comme celle-ci s’ouvre :
La section de droite montre le résultat du gabarit. Lorsque vous sélectionnez des items dans les listes de choix multiples à gauche ou que vous remplissez des cases, vous les voyez apparaître dans le texte.
Les cases vertes sont des champs structurés, c’est-à-dire que les données inscrites se placeront au bon endroit dans le dossier (p.ex., poids, taille, tension artérielle, etc.). Les données s’inscrivent dans la note, mais remplissent aussi les champs de mesures et signes vitaux de la rencontre. Seuls les gabarits de la note clinique peuvent contenir ce type de case.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ok pour inscrire le contenu du gabarit dans le champ de texte. Le gabarit devient du texte libre que vous pouvez continuer à modifier.
Vous pouvez utiliser plus d’un gabarit dans le même champ, un à la suite de l’autre!
Édition
Chaque utilisateur peut facilement créer ses propres gabarits.
Pour créer ou modifier des gabarits, cliquez sur l’icône du petit i bleu montré plus haut, à la gauche du champ de note correspondant. Il est important de le faire à partir du bon champ de texte, puisqu’un gabarit créé pour les tâches ne sera pas disponible dans la note clinique, et ainsi de suite.
La liste des gabarits disponibles pour ce champ s’affichera.
Vous voyez par défaut les gabarits que vous avez créés. Au-dessus, cochez les cases Gabarits de la clinique/GMF ou Gabarits des autres cliniques pour voir les autres. Le champ de recherche au-dessus permet de trouver rapidement un gabarit en particulier.
Modification
Pour en modifier un, cliquez simplement sur celui-ci.
À noter: si vous modifiez le gabarit d’un autre utilisateur, une copie sera créée dans vos gabarits (une fenêtre d’avertissement vous avise). Alors si vous devez modifier le gabarit d’un collègue à sa demande, il est mieux de passer par son compte, pour ne pas créer de copie inutile!
Création
Pour créer un gabarit, cliquez sur Ajouter.
D’abord, choisissez le nom du gabarit. Le nom sert à le retrouver lorsque vous voudrez l’utiliser, on conseille donc de le nommer de manière claire. Vous pouvez même ajouter vos initiales dans le titre pour faciliter votre recherche.
La case Partager aux autres cliniques rend le gabarit disponible à toutes les cliniques qui utilisent Ofys. Le gabarit est toujours disponible aux autres utilisateurs de votre clinique ou GMF, il n’est pas possible de le restreindre à vous seulement.
Pour créer un gabarit qui n’est que du texte, écrivez-le simplement dans le grand encadré sous le nom (voir la photo plus haut pour un exemple).
À noter: il n’est pas possible d’ajouter du traitement de texte (caractère gras, couleur, italique, etc.) dans le gabarit directement.
Options avancées
Vous pouvez aussi ajouter des options avancées dans votre gabarit. Sous le nom, vous voyez ces choix: texte, nombre, date et liste.
Lorsque vous ajoutez une option dans votre gabarit, elle apparait en noir et entre crochets, comme dans l’exemple ici. Cliquez sur celle-ci pour la modifier.
Quand vous utiliserez le gabarit, une fenêtre s’affichera et vous pourrez remplir les cases à options avancées pour compléter votre texte.
Voici plus bas le détail des 4 options avancées.
Pour chacune, la case Nom est obligatoire et permet simplement à l’utilisateur de savoir quel est le champ qu’il ou elle remplit. Par exemple, si j’ajoute un champ nombre pour inscrire le nombre de jours depuis le début des symptômes, je nommerais la case “Nombre de jours depuis symptômes”.
La case Donnée requise, quant à elle, rend obligatoire d’inscrire une donnée. Dans l’exemple plus haut du nombre de jours depuis le début des symptômes, si cette case est cochée, il ne serait pas possible de ne rien inscrire.
- Texte
Cette option ajoute une case de texte dans votre gabarit.
Permettre le saut de ligne: donne la possibilité ou non de faire un saut de ligne dans la case de texte.
- Nombre
Cette option ajoute une case de nombre dans votre gabarit.
Si vous créez un gabarit pour la note clinique, vous pourrez indiquer si le nombre correspond à un signe vital ou une mesure, afin qu’il remplisse la donnée structurée (voir les champs verts dans la section Remplir le gabarit plus haut).
- Date
Cette option ajoute un champ de date dans votre gabarit.
Permettre les dates passées: lorsque non cochée, vous ne pourrez pas inscrire une date passée.
Permettre les dates futures: lorsque non cochée, vous ne pourrez pas inscrire une date future.
Mettre la date du jour automatiquement: lorsque cochée, le champ sera pré-rempli avec la date du jour.
- Liste
Cette option ajoute une liste de choix dans votre gabarit.
Inscrivez les choix dans la case Item et faites la touche Enter ou le + pour en ajouter d’autres (et le – pour en supprimer un).
Vous pouvez déplacer les choix dans la liste en les sélectionnant et en cliquant sur les flèches à droite.
Le choix sélectionné en bleu sera le défaut: c’est celui qui sera coché dès que vous ouvrez le gabarit.
Permettre une sélection multiple: permet de sélectionner plus d’un item dans la liste. Quand plus d’un item est sélectionné, une virgule sépare chacun. Lorsque la case n’est pas cochée, un seul choix peut être sélectionné.
Finalement, en tout temps, cliquez sur Aperçu du gabarit pour voir de quoi aura l’air le gabarit!
Suppression
Vous pouvez supprimer les gabarits que vous avez créés. Lorsque vous le modifiez, cliquez sur Supprimer. Il n’est pas possible de supprimer les gabarits des autres.
La page Gabarits
Sous l’onglet Admin., vous trouvez la page Gabarits. À cet endroit, vous voyez à gauche toute la liste des champs pour lesquels des gabarits peuvent être créés, regroupés en catégories. Par exemple, sous Rencontre et sommaire, vous retrouvez tous les champs du sommaire et de la rencontre pour lesquels vous pouvez créer des gabarits.
Vous pouvez les créer et les modifier de cet endroit, comme lorsque vous cliquez sur le i. Assurez-vous simplement de les faire pour le bon champ de texte!
Lorsque vous sélectionnez un des champs, la liste de vos gabarits pour ce champ s’affiche à droite. Entre parenthèses, vous voyez le nombre total pour ce qui est sélectionné. Par exemple, dans l’exemple plus bas, il y a 14 gabarits dans ma liste pour la note clinique.
Au-dessus, vous pouvez cocher Gabarits de la clinique/GMF et Gabarits des autres cliniques pour les voir aussi.
