Communication par le portail patient
Sofy est une plateforme sécurisée permettant aux patients de recevoir des messages de la part de leur professionnel de la santé ou d’autres membres de la clinique, de prendre un rendez-vous et de consulter leur liste de rendez-vous passés et futurs. Tout utilisateur de la clinique peut transmettre des messages et des documents aux patients, incluant des résultats et des requêtes. Les données sont protégées et conservées de manière sécurisée.
Ce service est offert gratuitement aux cliniques dans l’objectif de protéger l’accès aux données confidentielles des patients, de faciliter le travail à distance et de diminuer l’achalandage dans les centres de soins.
Le bouton Sofy
Dans le dossier de chaque patient, vous trouverez un bouton Sofy, avec une pastille verte ou jaune. Une pastille verte signifie que le patient a un compte Sofy qui est lié à votre clinique, tandis qu’une pastille jaune indique que le patient n’a pas encore de compte Sofy, ou que celui-ci n’est pas lié à votre clinique.
En cliquant sur le bouton, vous verrez plus de détails. Une pastille jaune peut avoir l’une des deux significations suivantes :
Si le patient n’a pas de courriel dans sa fiche, il faut en ajouter un pour utiliser la fonctionnalité. C’est nécessaire pour compléter l’inscription du patient à Sofy.
Chaque fois que vous écrivez à un patient, il reçoit une notification par courriel l’avisant qu’il a reçu un message de sa clinique. Le courriel l’invite à s’inscrire au Portail patient Sofy ou à s’y connecter s’il a déjà un compte.
Donc, même si la pastille est jaune, vous pouvez d’emblée lui envoyer un message, avec toutes les informations que vous souhaitez lui transmettre (résultats, requêtes, etc.). Il recevra une invitation à s’inscrire au portail, et aura accès à votre message une fois son compte créé.
Le patient est autonome dans son inscription. Pour en savoir plus sur ce processus, veuillez consulter le guide pour les patients.
Commencer un message
Pour rendre le processus fluide et efficace, il existe trois façons de créer un message pour un patient.
Via la pastille Sofy
Dans la pastille Sofy, cliquer sur Envoyer un message au patient.
La fenêtre de message s’ouvre, et le patient est déjà sélectionné comme destinataire.
Via l’enveloppe
À tout moment, vous pouvez utiliser le bouton d’enveloppe habituel pour envoyer un message. Il suffit de cliquer sur l’enveloppe pour ouvrir la fenêtre d’envoi de message, puis de sélectionner À un patient dans le menu déroulant à la place de À un utilisateur.
Si vous êtes dans le dossier d’un patient, il sera automatiquement sélectionné comme destinataire. Sinon, utilisez la recherche pour choisir un patient.
Via la section Échanges avec le patient
Le + sur la section Échanges avec le patient crée également un message, avec le patient déjà sélectionné comme destinataire.
Rédiger un message
Dans la fenêtre du message, les icônes devant le nom du patient donnent des informations à son sujet.
Une pastille verte indique qu’il a un compte sur le portail Sofy, et que celui-ci est bien lié à la clinique.
Une pastille jaune indique qu’il n’a pas encore de compte Sofy, ou que celui-ci n’est pas lié à votre clinique. Le crochet vert indique quant à lui que le patient a une adresse courriel à son dossier. Vous pouvez donc tout de même envoyer un message au patient, qui recevra une invitation à se créer un compte Sofy pour pouvoir consulter votre message.
Si la pastille jaune est accompagnée d’un x rouge, cela signifie que le patient n’a pas de courriel à son dossier. Vous pouvez lui envoyer un message quand même, mais il ne recevra pas de message dans sa boite courriel et ne sera donc pas notifié qu’il doit s’inscrire à Sofy.
Si vous envoyez un message à un patient qui n’a pas d’adresse courriel, vous recevrez le message suivant dans votre boite de réception Ofys afin de vous aviser que le patient n’a pas pu recevoir d’invitation à se créer un compte au portail patient. Vous devrez alors ajouter une adresse courriel à son dossier, puis lui renvoyer un message afin de l’inviter à se créer un compte.
À partir de votre boite de messagerie, vous pouvez cliquer directement sur le nom du patient pour accéder à son dossier démographique et y ajouter une adresse courriel. Il faut ensuite lui renvoyer un message Sofy afin qu’il reçoive son invitation par courriel. Nul besoin de renvoyer votre message initial : il est déjà enregistré dans le portail du patient, qui pourra le consulter dès qu’il sera inscrit.
Utilisez le bouton pour créer une tâche à partir d’un message afin de transférer le courriel à votre secrétaire pour lui de demander d’ajouter l’adresse courriel du patient et de lui renvoyer un message Sofy.
Dans le message, vous avez l’option d’ajouter un sujet. Le bouton Envoyer apparaît lorsque vous écrivez le corps du message.
Il est possible d’utiliser les gabarits dans le champ de texte du message, en appuyant simplement sur CTRL + Espace. Consultez cette page du guide pour en apprendre plus sur les gabarits.
Pièces jointes
Vous pouvez joindre des documents, des résultats de laboratoire ou des formulaires (incluant les formulaires CNESST et les formulaires CRDS) à vos messages. Pour ce faire, cliquez sur le trombone au bas de la fenêtre de message. La fenêtre suivante permet de cocher les items que vous souhaitez joindre à votre message. Vous pouvez envoyer plusieurs pièces jointes en même temps.
Le champ de recherche rapide est disponible dans le haut de la fenêtre de pièces jointes. Vous pouvez également consulter rapidement les documents à l’aide du double-carré qui s’affiche à droite de chacun. Si vous joignez un formulaire qui a lui-même des pièces jointes, elles seront toutes envoyées au patient.
Lorsque vous consultez un document, un laboratoire ou un formulaire et que vous cliquez sur l’icône d’enveloppe, celui-ci sera automatiquement en pièce jointe. Au besoin, vous pouvez toujours cliquer sur la poubelle à droite de la pièce jointe pour la retirer.
On ne peut pas joindre les rencontres, les fax, le sommaire ou des documents du DSQ qui ne sont pas enregistrés dans le dossier.
Suivis des échanges avec le patient
Section Échanges avec le patient
Dans le dossier, la section Échanges avec le patient regroupe tous les échanges entre les utilisateurs de la clinique et le patient. Tous les messages sont gardés en mémoire, permettant ainsi d’en faire le suivi.
Sur l’aperçu, vous voyez le nom de l’utilisateur qui a envoyé le message, le sujet, le contenu du message ainsi que les pièces jointes s’il y en a. Lorsque vous cliquez sur un message, vous pouvez ensuite ouvrir la pièce jointe au besoin. L’œil rouge signifie que le patient n’a pas encore ouvert votre message. S’il n’y a pas d’œil rouge, cela signifie que le patient a ouvert le message via le portail Sofy.
Boite de messagerie
Dans votre boite de messagerie, sous l’onglet Envoyés, vous verrez les messages transmis à d’autres utilisateurs, mais également les messages envoyés aux patients. L’icône bleue d’avion en papier suivi d’un dossier indique que le message a été transmis à un patient. Lorsqu’un message est transmis à un utilisateur, seul l’avion en papier bleu est présent. Un message en caractère gras indique que le message n’a pas encore été ouvert par le patient.
Il est aussi possible de faire une recherche parmi les messages envoyés aux patients. Dans le haut, cliquez sur le bouton Recherche.
Dans la fenêtre de recherche, choisissez Avec un patient dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite raffiner votre recherche avec les différents critères.