Demande d’importation de données - Professionnel

    Demande d’importation de données

    Cette demande concerne l’import des données provenant d’un autre DMÉ vers le logiciel Ofys, dans le cadre d’un déménagement de clinique pour un ou plusieurs médecins.

    Pour toute question, veuillez écrire à support@infodata.ca.

    Détails de la demande d’importation

    Nom du(des) médecin(s) pour qui la demande d’import est faite :

    Logiciel actuellement utilisé :

    TELUS Solutions en Santé Inc.

    MEDFAR Solutions cliniques

    Omnimed.com Inc.

    Medisolutions 2009 Inc.

    Précisez :

    Nom de la clinique actuelle :

    Date de départ prévue de la clinique actuelle :

    Nom de la nouvelle clinique :

    Date de début prévue à la nouvelle clinique :

    Pour les médecins de famille, inscrire la date prévue de transfert de lieu d’inscription de vos patients à la RAMQ :

    Processus de transfert

    Voici les étapes lors d’un transfert de données entre deux DMÉs.

    1. Il faut faire une demande d'extraction de vos données à votre fournisseur actuel. 📄Remplissez ce formulaire et transmettez-le à votre fournisseur actuel à l'adresse ci-bas:

      KinLogix et Medesync | Telus Santé : ventesdme@telus.com

      Omnimed et Toubib | Omnimed : importations@omnimed.com

      MobileMed | Médisolutions : support@softinfo.ca

      KinLogix et Medesync | Telus Santé : ventesdme@telus.com
      MobileMed | Médisolutions : support@softinfo.ca
      MYLE | Medfar : deploiement@medfarsolutions.com
      Omnimed et Toubib | Omnimed : importations@omnimed.com

      et ajoutez en cc :

      Logiciels Info-Data : support@infodata.ca
      Bureau de certification du MSSS : certification.homologation@msss.gouv.qc.ca

      Nous recommandons de demander un accusé de réception de la demande d’extraction pour être certain que c’est bien reçu.

      Votre fournisseur actuel vous transmettra probablement un document à signer et une facture pour les travaux d’export.

      Si vous utilisez actuellement un logiciel autre qui n’est pas un DMÉ certifié, vous pouvez contacter votre fournisseur selon votre canal de communication habituel pour lui demander une extraction de données.

    2. Nous communiquerons avec votre fournisseur actuel pour recevoir une extraction préliminaire de vos données, qui sera utilisée pour réaliser les tests d’import. Votre fournisseur a jusqu’à 21 jours ouvrables après votre demande d’export pour nous transmettre l’extraction préliminaire.

    3. Notre équipe préparera votre transfert : analyse de la base de données, écriture du script de transfert, tests et validation.

    4. Validation du transfert par le client : nous vous transmettrons un accès à notre environnement de test et des instructions afin de valider l’import de données. Il sera votre responsabilité de nous confirmer que les dossiers sont complets et que l’import vous convient.

    5. Date de coupure : en vue du transfert officiel, une date de coupure sera établie en collaboration avec votre fournisseur actuel. C’est le moment où votre fournisseur actuel débutera l’extraction finale de vos données, qui peut prendre jusqu’à 2 jours ouvrables. Suite à la coupure, aucune modification ne devra être effectuée dans votre ancien DMÉ, car elle ne ferait pas partie du transfert. Vous conserverez toutefois vos accès à votre ancien DMÉ pendant cette période, ainsi que pendant trois mois après le changement à Ofys.

    6. Nous recevrons l’extraction finale de vos données et nous procéderons aux travaux pour les importer dans Ofys. Cette étape prend en moyenne 3 jours et doit être complétée la fin de semaine.

    7. Nous vous informerons par courriel lorsque l’import de vos données sera complété.

    En ayant pris connaissance de ces détails, en particulier concernant la date de coupure et le délai requis entre la coupure et l’import final, à quel moment souhaitez-vous que l’import soit complété?

    Frais

    Le coût d’un importation de données est 1500$ par intervenant (avec un rabais applicable selon le nombre d’intervenants), pour couvrir le travail des programmeurs et de l'équipe de gestion de projet.

    La facture doit être réglée avant de débuter le projet. SVP préciser à qui la facture doit être adressée.

    Nom ou clinique :

    Courriel :

    Nombre d’intervenants inclus dans le transfert :

    Formation

    Voici le lien pour la formation en ligne, que vous pouvez suivre à votre rythme d’ici votre début à la clinique: https://info.ofys.net/formations/

    La formation est protégée par un mot de passe, veuillez contacter la personne gestionnaire de votre future clinique pour l'obtenir ou contacter notre support à support@infodata.ca.

    Si vous désirez avoir du support ou de la formation avant votre début à la clinique, une banque d'heures peut être ajoutée à la facture (2h pour $230 ou 5h pour $525). Sans banque d'heures, tout appel de support sera redirigé vers le responsable de votre clinique.

    Désirez-vous ajouter une banque d’heures pour le support?

    Données importées

    Nous importerons tous les dossiers qui nous serons transmis par votre fournisseur actuel. Il est important de bien cibler avec celui-ci quelles données doivent faire partie de l’extraction.

    Dans le cas de logiciels autres qui ne sont pas des DMÉs certifiés, les données importées peuvent varier. Nous importerons les données tel que spécifié dans la soumission signée par le client.

    Les données suivantes ne sont pas importables :

    • La journalisation des actions

    • L’historique des modifications

    • Les informations d'inscription de la clientèle à la RAMQ (la synchronisation sera faite avec Ofys)

    • Toutes autres données non reçues de la part de votre fournisseur actuel.

    Logiciels Info-Data est responsable d’importer les données reçues par votre fournisseur actuel au mieux que le permet la qualité des données reçues. À titre d’exemple, si les résultats de laboratoire sont reçus en format PDF, il est impossible pour Logiciels Info-Data de les importer en format structuré. Ceux-ci seront donc importés en format PDF.

    S’il manque des données à l’extraction, Logiciels Info-Data n'est pas responsable des données non reçues de la part de votre fournisseur actuel.

    Période de grâce et vérifications ultérieures

    Après l’import final des données, il sera possible de demander une vérification des données. Par exemple, si vous remarquez que le patient Untel avait cinq résultats dans votre logiciel précédent et qu’il n’en a que trois dans Ofys, il vous sera possible de demander que l’on vérifie si notre procédure d’import est la cause du problème.

    Une période de grâce de 1 mois est accordée pour vérifications ultérieures. La période commence à la date d’entrée en production avec Ofys. Durant cette période, des frais seront applicables pour une demande de vérification seulement si notre procédure d’import n’est pas la cause du problème. Après cette période, des frais seront applicables pour toute demande.

    Autres tâches en lien avec un déménagement de clinique

    Notez que Logiciels Info-Data n’est pas responsable des autres aspects reliés à un déménagement de clinique (p.ex., informer la RAMQ du déménagement, gestion des résultats de laboratoire reçus à votre ancienne clinique, retrait d’abonnement aux résultats électroniques à votre ancienne clinique, etc.). Nous vous conseillons de vérifier avec les gestionnaires de votre ancienne clinique et de votre nouvelle clinique afin de vous assurer que toutes les tâches nécessaires soient complétées.

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    Termes et conditions

    Je certifie que j’ai l’autorisation du médecin responsable de la nouvelle clinique pour réaliser l’import des données de mes patients dans celle-ci.

    Je suis conscient que les frais d’import ne pourront être remboursés dans le cas d’une annulation de ma demande d’import, car Logiciels Info-Data aura investi des ressources dans ce projet.

    Je m'engage à réaliser la validation de mes données dans l'environnement test qui me sera présenté.

    J’accepte toutes les modalités d’import nommées dans cette demande d’import de données.

    Je comprends que je dois m'assurer de demander une extraction de données à mon fournisseur actuel.

    Informations pour vous contacter

    Nom et prénom :

    Téléphone :

    Adresse courriel :

    Une copie de cette demande vous sera envoyée à l'adresse courriel indiquée

    Signature

    Date :