Demande de transfert de données
Ofys à Ofys
Ce formulaire est pour demander un transfert de données entre deux cliniques utilisant Ofys, dans le cadre d’un changement de clinique.
Pour toute question, veuillez écrire à support@infodata.ca.
Détails de la demande de transfert
Nom du(des) médecin(s) pour qui la demande de transfert est faite :
Numéro de pratique du(des) médecin(s) :
Nom de la clinique actuelle :
Date de départ prévue de la clinique actuelle :
Nom de la nouvelle clinique :
Date de début prévue à la nouvelle clinique :
Pour les médecins de famille, inscrire la date prévue de transfert de lieu d’inscription de vos patients à la RAMQ :
Processus de transfert de données
Voici les étapes lors d’un transfert de données entre deux DMÉs.
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Une fois votre demande de transfert reçue et la facture pour les travaux acquittée, nous procéderons à une extraction préliminaire de vos données afin de réaliser des tests de transfert.
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Notre équipe préparera votre transfert : analyse de vos données, révision du script de transfert, tests et validation.
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Date de coupure : en vue du transfert officiel, une date de coupure sera établie. C’est à ce moment que nous procéderons à l’extraction finale de vos données, un processus qui peut prendre jusqu’à 24 heures. Suite à cette coupure, aucune modification ne devra être effectuée dans le compte Ofys de votre ancienne clinique, car elle ne serait pas incluse dans le transfert. Vous conserverez néanmoins vos accès à votre ancien compte pendant cette période.
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Nous procéderons ensuite aux travaux pour importer les données dans le compte Ofys de votre nouvelle clinique. Cette étape prend en moyenne 2 jours et doit être complétée la fin de semaine.
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Nous vous informerons par courriel lorsque l’import de vos données sera complété.
En ayant pris connaissance de ces détails, en particulier concernant la date de coupure et le délai requis entre la coupure et l’import final, à quel moment souhaitez-vous que l’import soit complété?
Autorisation
Nous devons avoir l’autorisation signée du médecin responsable de la clinique d’origine afin de procéder à une extraction de données.
Veuillez demander au médecin responsable de la clinique de remplir ce formulaire📄.
Frais
Des frais sont applicables pour couvrir les travaux reliés au transfert : exports, tests, validation, import final.
La facture doit être réglée avant de débuter le projet. SVP préciser à qui la facture doit être adressée.
Nombre d’intervenants inclus dans le transfert :
Données transférées
Les données ciblées sont exportées de la clinique d’origine, puis importées dans la nouvelle clinique. Une extraction de données est en réalité une copie de données, aucune donnée de la clinique d’origine n’est modifiée. Les données ciblées sont copiées, tout simplement.
Données transférées - Patients
Données transférées - Médecins
Données non transférables
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La journalisation des actions
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L’historique des modifications
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L'historique des transmissions de télécopies
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Les informations d'inscription de la clientèle à la RAMQ (la synchronisation sera faite dans votre nouvelle clinique)
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Les formulaires CRDS (dû au choix technologique de cette plateforme)
Délai à prévoir
Soyez assuré que le transfert de vos données sera de la plus grande qualité. Vous retrouverez les données de vos patients au bon endroit dans le compte Ofys de votre nouvelle clinique.
En raison de la complexité de manipulation de ces données sensibles, un certain délai et à prévoir et il se peut que l’import ne puisse pas être complété pour la date souhaitée. Toutefois, le cas échéant, il existe une méthode qui vous permettra de travailler pendant la transition; nous vous invitons à consulter le document 📄Transfert de données - Utilisation de deux DMÉ en parallèle pour tous les détails.
Nous sommes conscients des défis que pourrait causer cette période de transition. Notre équipe fera tout en son possible pour compléter votre transfert de données le plus rapidement possible, et ce, en respectant nos standards de qualité.
Période de grâce et vérifications ultérieures
Après le transfert final des données, il sera possible de demander une vérification des données. Par exemple, si vous remarquez que le patient Untel avait cinq résultats dans la clinique d’origine et qu’il n’en a que trois dans la nouvelle clinique, il vous sera possible de demander que l’on vérifie si notre procédure de transfert est la cause du problème.
Une période de grâce de 1 mois sera accordée pour vérifications ultérieures. Durant cette période, des frais seront applicables pour une demande de vérification seulement si notre procédure de transfert n’est pas la cause du problème. Après cette période, des frais seront applicables pour toute demande.
Autres tâches en lien avec un déménagement de clinique
Notez que Logiciels Info-Data n’est pas responsable des autres aspects reliés à un déménagement de clinique (p.ex., informer la RAMQ du déménagement, gestion des résultats de laboratoire reçus à votre ancienne clinique, retrait d’abonnement aux résultats électroniques à votre ancienne clinique, etc.). Nous vous conseillons de vérifier avec les gestionnaires de votre ancienne clinique et de votre nouvelle clinique afin de vous assurer que toutes les tâches nécessaires soient complétées.
Termes et conditions
J’autorise Logiciels Info-Data à procéder au transfert des données demandées.
Je certifie que j’ai le consentement de chacun des patients visés par ma demande de transfert, ainsi que l’autorisation du médecin responsable de la clinique d’origine.
Je certifie que j’ai l’autorisation du médecin responsable de la nouvelle clinique pour réaliser l’import des données ciblées dans celle-ci.
Je suis conscient que les frais de transfert ne pourront être remboursés dans le cas d’une annulation de ma demande, car Logiciels Info-Data aura investi des ressources dans ce projet.
J’accepte toutes les modalités de transfert nommées dans cette demande de transfert de données.
Informations pour vous contacter
Une copie de cette demande vous sera envoyée à l'adresse courriel indiquée
