Xacte et MultiD
Général
Le logiciel de facturation médicale Xacte est intégré à Ofys, vous permettant de facturer à la RAMQ directement de votre DMÉ! L’entreprise MultiD utilise aussi ce logiciel de facturation.
Après avoir écrit au dossier, un simple clic ouvre une nouvelle demande de paiement, pré-remplie avec les informations transmises par Ofys. Une telle intégration permet de gagner du temps, en plus d’éliminer les risques d’erreur et les oublis!
Il n’y a aucun frais du côté de Ofys pour l’utilisation de cette intégration. Pour de l’information sur les licences et services offerts par Xacte, veuillez contacter info@xacte.net.
Tutoriel
Voici un tutoriel vidéo sur l’utilisation de cette intégration, continuez plus bas pour le guide écrit!
Activation
Si vous possédez déjà une licence auprès de Xacte pour votre facturation, veuillez écrire à info@xacte.net et ajouter support@infodata.ca en copie conforme pour demande d’activer l’intégration Xacte-Ofys et de vous transmettre le nom d’utilisateur et mot de passe de l’API à inscrire dans Ofys.
Dans votre courriel, il faut transmettre les informations suivantes:
- Votre nom et prénom
- Votre numéro de licence (5 chiffres suffisent)
- Votre lieu de pratique (nom de la clinique ou numéro d’établissement si possible)
Ils vous enverront ensuite vos informations de connexion à inscrire dans Ofys (nom d’utilisateur et mot de passe de l’API).
Si vous ne possédez pas de licence Xacte ou voulez plus d’information, vous pouvez contacter info@xacte.net.
Configuration dans Ofys
Voici ensuite comment configurer votre compte dans Ofys afin d’activer l’intégration.
Configuration de l’utilisateur
Vous devez inscrire les informations de connexion reçues dans votre fiche d’utilisateur Ofys. Voici les étapes à suivre:
- Dans votre tableau de bord Ofys Pro, cliquez sur le crayon pour modifier votre fiche d’utilisateur.
- Dans le champ “Facturation RAMQ”, choisissez Xacte ou MultiD. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe fournis par Xacte.
- Dans la section RAMQ, entrez votre numéro d’agence et votre groupe administratif, s’il y a lieu.
- Enregistrez votre fiche, puis déconnectez-vous de Ofys et connectez-vous à nouveau.
Votre profil de facturation est maintenant lié à votre compte Ofys!
Configuration de la clinique
Le numéro d’établissement de votre clinique doit aussi être inscrit dans la fiche du site de travail. Pour la plupart des cliniques de première ligne, celui-ci sera déjà inscrit puisqu’il est nécessaire pour la synchronisation RAMQ des patients inscrits.
Le site peut être modifié par un utilisateur administrateur. Simplement ouvrir la fiche du site de travail et ajouter le numéro d’établissement dans la case correspondante de la section Inscription RAMQ.
Utilisation
Créer une demande de paiement
Vous verrez maintenant un signe de dollar $ au-dessus des rencontres que vous avez écrites ou dans lesquelles vous avez participé.
Un simple clic ouvrira une nouvelle demande de paiement dans Xacte, préremplie avec les informations transmises par Ofys.
Vous pouvez alors utiliser des raccourcis clavier pour saisir rapidement les codes à facturer ou utiliser la loupe pour rechercher parmi la liste. Pour ajouter un second code, utilisez la flèche vers le bas.
Vous pouvez également faire personnaliser votre castonguette auprès de Xacte afin d’afficher automatiquement les choix de codes les plus communs pour sauver du temps.
Dès la sauvegarde, Xacte affiche le montant total de la facture et vous avise en cas d’erreur dans la sélection des codes ou de possibilité de facturer des codes supplémentaires, même avant l’envoi à la RAMQ.
Vous pouvez ensuite soumettre la facture à votre agence, l’envoyer à la RAMQ, ou la laisser en suspens pour confirmer son envoi plus tard.
Puis, revenez simplement à Ofys Pro, sans besoin de fermer la fenêtre de Xacte. Lorsque vous cliquerez à nouveau sur l’icône de dollar au prochain patient, la fenêtre reprendra le focus instantanément et vous pourrez remplir la nouvelle demande sans délai.
Si vous travaillez à deux écrans, il peut être pratique de déplacer la fenêtre Xacte sur le second écran!
Consulter l’état d’une facture à partir de la rencontre
Cliquer sur la flèche à droite du signe de dollar permet de consulter l’état de la facture et de voir le montant associé.
Cliquer à nouveau sur le signe de dollar dans une rencontre rouvrira la facture de cette rencontre. Vous pouvez alors vérifier ses informations, la modifier ou la soumettre.
Indiquer qu’une rencontre ne doit pas être facturée
Si vous n’avez pas besoin de générer une facture pour une rencontre, par exemple une rencontre de renouvellement de prescriptions, vous pouvez l’indiquer en cochant la case “Pas de facturation à la RAMQ”. De cette manière, la rencontre sera exclue de votre rapport de facturation (voir plus bas).
Icône de dollar sur les rencontres
Sur le résumé de la rencontre, un $ vert indique qu’une demande de paiement a été débutée (brouillon ou soumise).
Le $ est vert dès qu’on ouvre une demande de paiement, qu’elle soit enregistrée ou non.
Un $ jaune indique qu’aucune demande de paiement n’a encore été débutée pour cette rencontre.
Finalement, un $ rouge indique que la rencontre ne doit pas être facturée (exclue du rapport de facturation).
Nouveaux-nés sans NAM
Pour faire la facturation d’un bébé qui n’a pas encore de NAM, vous pouvez inscrire le NAM du parent dans la case prévue à cet effet dans le dossier démographique de l’enfant. Il sera utilisé comme NAM du répondant.
Si le parent a un dossier à la clinique, recherchez et sélectionnez simplement son dossier et le NAM s’inscrira automatiquement.
Rapport de facturation
Depuis votre tableau de bord de Ofys Pro, vous pouvez générer une liste des rencontres effectuées pour une période donnée ainsi que leur facture reliée s’il y a lieu. Cliquez sur ce bouton afin de générer le rapport de facturation Xacte.
Choisissez un intervalle de date puis cliquez sur “Produire”.
Le rapport produit affiche toutes les rencontres écrites pendant l’intervalle de date spécifié et indique si une facture a été créée pour chaque rencontre, ainsi que son statut. Si une demande de paiement a été oubliée, vous en serez donc tout de suite avisé et pourrez facilement l’identifier puisque la rencontre sera en rouge . Le total des montants facturé est aussi affiché.
Compte Xacte
En tout temps, vous pouvez accéder à votre compte Xacte via l’icône de la maison au-dessus d’une demande de paiement.
Les demandes de paiement faites depuis le DMÉ peuvent être importées dans votre grille Xacte avec les autres items facturés afin de valider les montants et les factures avant l’envoi.
Lorsque vous êtes dans votre grille, cliquez sur “Actions” et sélectionnez “Importer – DP (Mobile ou unitaire)”.
Conclusion
Pour plus d’information sur l’utilisation dans Ofys, veuillez contacter notre équipe de support à support@infodata.ca et un de nos experts se fera plaisir de vous répondre. Pour plus d’information sur l’outil de facturation Xacte, veuillez contacter info@xacte.net.