Numérisation
Ce chapitre concerne l’envoi (assignation) des documents aux dossiers patients et dans les boites des professionnels. Il peut s’agir de documents numérisés à l’aide d’un scanner, reçus par fax électronique ou même par courriel et téléchargés sur l’ordinateur.
Vous y trouverez d’abord la procédure d’assignation des documents, le détail des différentes fonctionnalités et quelques caractéristiques importantes à considérer lorsque vous choisissez votre numériseur.
La procédure ici montre les étapes qui viennent après avoir déjà passé les documents dans le numériseur ou lorsque les documents sont déjà en format pdf sur l’ordinateur. La modification des documents, par exemple la fusion, rotation ou le retrait de pages blanches, doit se faire dans le logiciel de numérisation avant la procédure d’assignation.
Tutoriel
Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!
La procédure de numérisation
C’est dans le module de numérisation que vous pouvez faire ce qu’on appelle Assigner des documents: les attribuer à un dossier et les envoyer à un professionnel. Rendez-vous à la page de numérisation, en passant par l’onglet Administration qui se trouve dans le haut de la page.
Cliquez ensuite Choisir un dossier puis sélectionnez le dossier dans lequel les documents numérisés ou les fax électroniques se retrouvent.
Si la configuration de votre numériseur a été faite par un membre de l’équipe Info-Data, le dossier se retrouvera normalement à cet endroit: Ce PC > Windows (C:) > infodata > Ofys > user > scanned.
On conseille de faire le clic-droit sur le dossier et de choisir Épingler sur l’accès rapide pour le retrouver rapidement. Pour les plus visuels, avancez le tutoriel plus haut à la minute 1:27.
Une fois le dossier sélectionné, une fenêtre apparaîtra dans Ofys, cliquez sur Modifier les fichiers (ou Edit files), ce qui permet à Ofys de supprimer le document de votre ordinateur une fois assigné. La liste des documents apparaitra dans la colonne de gauche. Sélectionnez le premier document à assigner.
À noter que les documents sont affichés en ordre alphabétique. Pour qu’ils soient en ordre chronologique, vous pouvez faire en sorte que votre numériseur nomme les documents en fonction de la date et heure de numérisation. Si vous avez besoin d’aide à ce sujet, contactez notre support technique.
Documents déjà vus?
Par défaut, la case Documents déjà vus n’est pas cochée, ce qui fait que le professionnel inscrit dans la section Professionnel(s) reçoit le document dans sa boite de résultats à voir. S’il n’a pas besoin de les voir (p. ex., quand vous numérisez des archives), cochez la case Documents déjà vus. Le résultat sera envoyé au dossier du patient, mais pas envoyé à la boite du professionnel!
Attention, cette case reste cochée entre chaque envoi de document. Vérifiez donc si vous l’avez bien décochée avant d’assigner le document suivant!
Patient
Cherchez le patient à partir du champ prévu à cet effet. Vous pouvez chercher avec son nom, NAM, numéro de dossier, etc., puis appuyez sur Enter pour lancer la recherche. Si le système n’en trouve qu’un, un deuxième Enter suffit pour le sélectionner, sinon sélectionnez celui qui correspond au résultat. Lorsque vous glissez la souris sur un nom dans la liste des patients, vous pouvez consulter ses informations démographiques à droite.
La reconnaissance de NAM pour rendre l’assignation du document encore plus rapide!
Si un NAM est trouvé sur le document et qu’il correspond à un patient dans Ofys, celui-ci s’inscrit automatiquement dans le champ Patient. Il vous reste simplement à confirmer que c’est bien le bon patient!
Pour que Ofys puisse reconnaitre le patient, les documents doivent avoir été numérisés avec un numériseur qui reconnait les caractères. Pour savoir si c’est le cas pour vos documents, essayez simplement de sélectionner du texte sur le document… si vous arrivez à mettre les mots en surbrillance, c’est qu’il y a de la reconnaissance de caractères. Ofys sera en mesure de reconnaitre un NAM si celui-ci est écrit clairement et sur la première page.
Une fois le patient sélectionné, vous pouvez laisser votre souris sur son nom pour voir l’infobulle de toutes ses données démographiques. C’est pratique si vous devez voir qui sont ses autres professionnels, par exemple!
Professionnel
Le professionnel traitant du patient s’inscrit automatiquement dans la section Professionnel(s); vous pouvez le modifier ou ajouter un destinataire au besoin. S’il n’a pas de professionnel traitant, c’est le professionnel de garde qui s’inscrit à la place. Il se retire automatiquement lorsque vous ajoutez un professionnel. Il doit y avoir au minimum 1 professionnel inscrit, sinon le document ne s’assignera pas.
Nom
Donnez ensuite un nom à votre document dans la case Nom. À cet endroit, vous pouvez toujours utiliser les gabarits en faisant le raccourci clavier CTRL + espace. Google Chrome garde aussi en mémoire ce que vous avez inscrit dans cette case par le passé et vous propose ces choix, si vous n’avez pas désactivé la fonctionnalité de saisi automatique.
Date
Par défaut, c’est la date du jour qui est inscrite dans ce champ, ou la date du dernier document assigné. Au besoin, vous pouvez la changer avec le clavier ou en sélectionnant une autre date dans le calendrier. C’est un aussi excellent endroit pour utiliser les raccourcis clavier de dates!
Étiquettes
Choisissez l’étiquette sous laquelle classer le document. Les étiquettes servent à classer les documents en catégories. Il y en a quelques-unes par défaut (celles avec une étoile), les autres sont créées par clinique. Vous pouvez en cocher une, plusieurs ou aucune. Les étiquettes restent cochées pour le document suivant, assurez-vous de décocher celles non nécessaires.
Étiquettes avec étoile
Certaines étiquettes précédées d’une étoile ont un comportement particulier :
- L’étiquette Rencontre permet d’ajouter le document aux rencontres du patient. Une fenêtre demande de choisir l’auteur de celui-ci. S’il y a déjà une rencontre cette date-là par le même professionnel, le document y est joint. Si aucune rencontre n’est trouvée, Ofys en crée une. Si vous laissez le champ du nom vide, le nom sera Rencontre (AAAA-MM-JJ).
- Les documents avec l’étiquette Page sommaire s’affichent au-dessus du sommaire dans le dossier clinique.
Le statut du résultat
Par défaut, le statut du résultat est SO, pour sans objet. Vous pouvez choisir normal, anormal ou très anormal. Dans le dossier du patient, un code couleur indique son statut : vert (normal), jaune (anormal) ou rouge (très anormal).
Attention : le statut reste sélectionné pour les documents suivants, pensez donc le remettre à SO.
Créer une tâche
Si cette case est cochée, le système crée une tâche au professionnel avec le texte Voir le document numérisé, en joignant le document à la tâche. À noter que cette fonctionnalité est indépendante de la case Documents déjà vus : il est tout à fait possible de ne pas envoyer le document à la boite de résultats du professionnel, mais de lui envoyer une tâche à ce propos.
Assigner
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton vert Assigner pour terminer. Le document disparait de la liste une fois l’envoi complété, et ça passe au document suivant.
Réinitialiser
Le bouton Réinitialiser permet quand à lui d’effacer les informations inscrites (p. ex., le nom, les étiquettes cochées) en cas d’erreur.
Ajout ou suppression
Lorsque vous passez d’autres documents dans votre numériseur, cliquez simplement sur Actualiser la liste pour qu’ils apparaissent dans la liste!
Si vous souhaitez simplement assigner un document qui se trouve sur votre ordinateur mais sans le supprimer de votre ordinateur, vous pouvez aller le chercher avec l’option Ajouter un document.
Finalement, pour supprimer un document de la liste lorsqu’il n’a pas encore été envoyé à un dossier, sélectionnez-le et cliquez Supprimer. À noter qu’il sera également supprimé de votre ordinateur.
Pour supprimer un document qui a déjà été assigné, consultez la page Modification et correction des documents.
Vérifier la taille des documents
Il est important que votre numériseur soit bien configuré pour générer des documents qui sont de petite taille. Des documents trop volumineux peuvent ralentir votre clinique en prenant trop de bande passante lors de la numérisation, alourdir les dossier et prendre plus de temps à afficher.
Une page doit normalement être entre 10 et 20 kb. Un document de 5 pages pourrait donc être 100 kb sans que ce soit inquiétant, mais si vous remarquez qu’un document de 1 page fait 100 kb, ce n’est pas optimal et il y a probablement des configurations à modifier. Contactez notre support technique, il nous fera plaisir de vérifier.
Les documents qui contiennent beaucoup de texte ou d’écriture, par exemple les graphiques ECG, sont naturellement plus volumineux.
Classement par code QR
Les fiches de visite qui ont été imprimées de l’horaire et qui contiennent un code QR peuvent être assignées automatiquement. Après avoir passé les documents dans le numériseur, cliquez simplement sur le bouton Classer les codes QR qui se trouve au bas de l’écran dans le coin gauche. Le système analysera tous les documents pour classer ceux qui contiennent un code QR.
Détails concernant l’assignation avec code QR
Quelques informations concernant le professionnel associé aux documents classés automatiquement avec le code QR:
- La fiche de visite est associée au professionnel qui est l’auteur de celle-ci, mais elle n’est pas envoyée à sa boite de résultats.
- Si l’auteur n’est pas le professionnel traitant du patient, une copie est envoyée au professionnel traitant.
S’il y a de l’information inscrite ou des cases de cochées avant de cliquer sur Classer les codes QR, voici ce qui est pris en compte:
- Si la case Documents déjà vus est cochée, aucune copie n’est envoyée aux professionnels.
- Si la case Créer une tâche est cochée, le système crée une tâche avec le texte Voir le document numérisé pour chaque document numérisé.
- S’il y avait un patient de sélectionné, il n’est pas utilisé. Le patient est trouvé avec le code QR seulement.
- S’il y avait des professionnels de sélectionnés, ils ne sont pas utilisés.
- S’il y avait un professionnel sélectionné manuellement par l’étiquette Rencontre, il n’est pas utilisé.
- Nom du document : Si un nom est écrit, il est utilisé pour tous les documents classés avec le code QR. Si le champ est vide, on utilise le nom déterminé automatiquement : Rencontre (AAAA-MM-JJ).
- S’il y a une date d’inscrite, elle n’est pas prise en compte. C’est la date de la fiche de visite qui est utilisée.
- S’il y a des étiquettes de sélectionnées, elles seront ajoutées aux documents en plus de l’étiquette par défaut Rencontre. Assurez-vous qu’il n’y ait aucune étiquette cochée par erreur.
- Le statut du résultat (S/O, Normal, Anormal, Très anormal) est assigné à tous les documents classés avec code QR.
Choix du numériseur
Pour l’efficacité du personnel administratif et la qualité des documents numérisés, le choix du numériseur est important. Notre équipe se fera un plaisir de vous conseiller.
Le numériseur doit avoir un logiciel accompagnateur, installé sur un ordinateur, que vous utilisez pour démarrer la numérisation et qui permet de :
- Paramétrer le dossier de sortie ;
- Paramétrer le type de fichier de sortie en PDF ;
- Supporter la gestion multi-pages ou page simple ;
- Supporter le gestion recto et recto-verso ;
- Paramétrer la résolution à un minimum de 150 ppp en noir ou en tons de gris ;
- Offrir une excellente qualité d’image tout en respectant la taille de celle-ci pour la transmission sur le nuage.
Idéalement, il devrait également :
- Supporter la reconnaissance de caractères (important pour la reconnaissance de NAM et de codes QR) ;
- Numériser plus de 30 feuilles par minute ;
- Avoir un chargeur de documents de qualité (pour éviter les blocages de papier) ;
- Être silencieux ;
- Être simple d’utilisation (un bon logiciel devrait numériser en un clic) ;
- Paramétrer la compression maximum.