Création et gestion des tâches

Les tâches sont un outil de communication interne, conçues entre autres pour faciliter le travail d’équipe. Vous pouvez envoyer une tâche à un autre utilisateur, à un groupe de personnes ou à vous-même. Les tâches qui vous sont assignées apparaissent dans votre boite de tâches, mais aussi dans votre tableau de bord.

Tutoriel

Voici d’abord un tutoriel sur cette fonctionnalité. Poursuivez vers le bas pour trouver le guide écrit!

Créer une tâche

Pour créer une tâche, cliquez sur ce bouton qui se trouve en haut à droite. La fenêtre de création de tâche s’ouvrira.

Échéance : C’est la date à laquelle la tâche doit être complétée. Il n’est pas obligatoire d’en indiquer une. Une tâche ayant une date d’échéance apparait dans la boite de tâches et dans le tableau de bord une semaine avant cette date, alors ne pas en inscrire si vous désirez que le destinataire la voie tout de suite.
Lorsque vous créez des tâches à faire dans le futur, la date d’échéance permet de ne pas polluer inutilement la boite de tâches avant le moment venu!

Priorité : La tâche aura un indicateur visuel pour signaler son niveau de priorité. Lors de la réception d’une tâche urgente, l’onglet des tâches change d’apparence pour en informer le destinataire (il devient rouge avec un point d’exclamation).

Assignée à : Par défaut, la nouvelle tâche est assignée à la dernière personne ou au dernier groupe que vous aviez choisi comme destinataire. La première fois que vous créez une tâche, elle sera assignée par défaut à vous-même. Cliquez dans ce champ pour changer le destinataire.

Texte : Inscrivez ici le descriptif de la tâche. Le bouton Enregistrer apparaitra seulement lorsque vous écrivez quelque chose dans cette section. À noter qu’il est pratique d’utiliser des gabarits pour rédiger la tâche, si c’est une tâche que vous écrivez régulièrement !

Complétée : Si vous voulez noter que quelque chose a été fait concernant le patient, vous pouvez créer une tâche et cocher tout de suite Complétée. De cette manière, vous conservez une trace au dossier que la tâche a été faite.

Rappel texto : Cochez cette case pour recevoir un rappel à la date et l’heure d’échéance. Pour recevoir un rappel, l’utilisateur doit avoir inscrit son numéro de cellulaire dans sa fiche d’utilisateur. Veuillez lire l’astuce suivante pour plus d’information à ce sujet !

Trombone : Le trombone permet de lier le dossier ou le document qui est ouvert.

Astuce: création de rappels par texto pour vos tâches

Vous pouvez recevoir un rappel par texto pour vos tâches. Pour ce faire, il faut cocher la case à cet effet dans la tâche et mettre une date d’échéance.

Le point d’interrogation vous montre les informations suivantes en infobulle, qui précisent les critères pour l’envoi d’un rappel.

Si vous envoyez une tâche à un professionnel absent, vous serez avisé de son absence. Les absences sont notées par le calendrier de l’horaire, consultez cette page au besoin.

Lier un dossier, un résultat ou un formulaire

Pour créer une tâche au sujet d’un patient, il faut être dans son dossier. L’icône de tâche (le crochet) est toujours disponible en haut à droite. Lorsque le dossier d’un patient est ouvert et que vous créez une tâche, il sera automatiquement lié à la tâche.

Si vous avez commencé à rédiger une tâche avant que le dossier soit ouvert, vous n’avez pas à recommencer. Ouvrez simplement le dossier du patient et cliquez sur le trombone !

Tandis que si le mauvais dossier était joint, retirez-le avec le X rouge, allez dans le bon dossier puis cliquez sur le trombone.

Quand on consulte un item du dossier (laboratoire, document, formulaire, etc.), on retrouve la même icône de crochet en haut à droite pour créer une tâche, mais l’icône est blanche.

L’item qui est ouvert se retrouve automatiquement en pièce jointe et apparaît dans le bas de la fenêtre de création de tâche. À noter que dans la tâche qui est reçue, un lien mène à l’item joint et un autre mène au dossier ; les deux sont donc liés à la tâche.

Comme lorsque c’est le dossier qui est joint, on peut l’enlever avec le x rouge pour créer une tâche sans dossier lié, ou ensuite l’associer à un autre item en cliquant sur le trombone.

Lorsque vous faites un formulaire, le raccourci suivant permet d’enregistrer et d’ouvrir automatiquement une tâche avec le formulaire joint.

Si vous avez complété un formulaire dans une rencontre et que vous avez déjà enregistré sans utiliser ce raccourci, simplement cliquer sur le formulaire pour l’afficher dans la rencontre avant de cliquer sur l’icône de tâche. Sinon, seul le dossier sera joint, et non le formulaire.

Créer une tâche à partir d’un message

Il est aussi possible de créer une tâche à partir d’un message reçu. Le dossier qui est joint au message sera automatiquement joint à la tâche créée. Vous pourrez assigner la tâche à qui vous désirez et la modifier avant de l’envoyer.

Gérer les tâches reçues

Boites, filtres et recherche

Pour ce qui concerne les différentes catégories votre boite de tâches et la façon de les filtrer, veuillez consulter cette partie du guide!

Général

Les tâches sont classées en ordre chronologique dans votre boite, la plus récente en premier. Pour voir un item ou un dossier en pièce jointe, cliquez simplement dessus. Dans le haut de la tâche, vous voyez à qui est assignée la tâche et dans le bas à côté de Par, qui l’a créée.

Vous pouvez également garder votre curseur sur le nom du patient pour voir l’infobulle contenant toutes ses données démographiques. De cette manière, vous pouvez voir le numéro de téléphone du patient sans même ouvrir le dossier.

Astuce recherche ! (Ctrl + F)

Lorsque vous êtes dans votre boite de tâches et que vous cherchez une tâche en particulier, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl + F (ou Cmd + F sur Mac) pour rechercher du texte sur la page Web.

Par exemple, si vous voulez retourner à une tâche qui se trouve au bas de votre liste de tâches et que vous vous souvenez du nom du patient, ouvrez la recherche en tapant Ctrl + F et tapez une partie du nom du patient. Le navigateur vous dirigera directement à la tâche ! Ça fonctionne aussi avec n’importe quel mot inscrit sur la page Web, vous pourriez donc chercher par le nom de l’expéditeur, par exemple.

Compléter une tâche

On peut marquer une tâche comme complétée en cochant simplement la case Complétée, sans besoin de la modifier ou de l’enregistrer. Elle deviendra automatiquement verte et disparaitra de votre boite lorsque vous rafraichirez. Si vous voulez qu’elle disparaisse tout de suite, utilisez les double-flèches qui se trouvent directement dans l’onglet des tâches.

Vous pouvez changer la catégorie de la tâche à l’aide du menu déroulant qui se trouve à côté de la case complétée. Pour les tâches de groupe, on recommande fortement de changer le type à En cours dès que vous commencez une tâche, pour indiquer à vos collègues qu’elle est prise en charge. Celle-ci deviendra tout de suite bleue pour tous.

Comme les catégories personnalisées, il existe un code de couleur. Lorsque la tâche n’a pas de catégorie (S/O), elle est blanche. Lorsque vous mettez la tâche Complétée, elle devient verte, lorsqu’elle est En cours elle est bleue, lorsqu’elle est Vue elle est bleue pâle.

Modifier une tâche

Pour modifier la tâche, cliquez simplement sur le texte de la tâche. Vous pourrez alors réassigner la tâche à un autre utilisateur, ajouter une échéance, modifier la note, ajouter un rappel par texto ou changer la priorité.

Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Lorsque vous modifiez une tâche, tout comme lors de la création, il est possible d’utiliser les gabarits en utilisant le raccourci clavier Ctrl + espace.

Par exemple, dans l’exemple ici, j’ai utilisé le gabarit « Boite vocale, message laissé de nous rappeler« , qui inscrit la date du jour automatiquement ainsi que mes initiales.

L’historique des modifications

L’icône suivante vous permet de voir l’historique des modifications d’une tâche. Vous y verrez la date des modifications et tout ce qui a été modifié. Dans cet exemple, on peut voir que la tâche a été réassignée plusieurs fois entre deux utilisateurs. Si un utilisateur avait modifié la note, on le verrait également à cet endroit.

Cette fonctionnalité est pratique pour savoir qui a annoté la tâche ou l’a complétée, par exemple.

Répondre à une tâche

Si vous recevez une tâche à laquelle vous devez répondre (p.ex., renvoyer une question à l’expéditeur), annotez la tâche puis réassignez-la à l’expéditeur. On conseille d’ajouter vos initiales dans la note pour plus de clarté, même si toutes les modifications sont retraçables par l’historique des modifications tel que décrit plus haut.

Dans cet exemple-ci, j’ai modifié la tâche et écrit « OK, ajouter à mon horaire ce pm 14h« , en ajoutant mes initiales. Puis je l’ai réassignée au groupe Secrétaires. Je dois simplement cliquer sur Ok pour enregistrer la tâche, et elle disparaitra de ma boite puisqu’elle ne m’est plus assignée.

Si vous recevez une tâche qui vous a été réassignée, elle apparaitra comme étant de vous à vous, puisque vous êtes l’auteur original de la tâche. Cliquez sur l’icône d’historique des modifications pour voir qui a été l’intermédiaire.

Retrouver une tâche avec échéance future

Les tâches avec échéance dans le futur apparaissent seulement dans les tâches à faire la semaine avant la date inscrite. Vous avez envoyé une tâche avec une échéance dans le futur et souhaitez la retrouver tout de suite ?

Voici quelques options :

Vous la retrouverez dans la boite Envoyées, non complétées
Vous pouvez effectuer une recherche en cherchant avec un intervalle de dates d’échéance ou même le destinataire
Si la tâche était en lien avec un dossier, vous la verrez aussi dans le dossier du patient !

Les tâches d’un dossier patient

Pour en apprendre plus sur comment les tâches s’affichent dans le dossier d’un patient, consultez cette page du guide.