Créer un utilisateur clérical (employé)
Les utilisateurs de type employé sont utilisés pour le personnel clérical, puisqu’ils ne peuvent pas écrire dans les dossiers cliniques. Selon les rôles qui leurs sont accordés, ils peuvent toutefois consulter les données cliniques.
Lorsque vous êtes connecté sur la session de gestion des utilisateurs, cliquez sur l’icône suivante sous l’onglet Utilisateurs pour ouvrir la fiche de création d’un employé.
Remplissez ensuite les informations dans la fiche. Seuls les champs Nom et Prénom sont obligatoires (vous pouvez inscrire plus d’informations si désiré). Si l’utilisateur a une clé DSQ, il faut aussi inscrire sa date de naissance.
Il est ensuite important de cocher la case Est un utilisateur et de choisir un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe. De manière générale, les mots de passe doivent être minimum 5 caractères, mais il se peut que votre clinique ait choisi d’imposer des critères différents.
Lors de sa première connexion, l’utilisateur devra choisir son propre mot de passe. Le nom d’utilisateur, quant à lui, ne pourra pas être changé une fois qu’il est enregistré.
Plus bas, il faut également sélectionner les rôles de l’utilisateur. Il est possible d’en choisir plus d’un. Pour connaitre les droits accordés par chacun des rôles, voyez la liste plus bas.
Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder les modifications. L’employé pourra ensuite se connecter à Ofys avec son nom d’utilisateur et son mot de passe temporaire!
À noter que les utilisateurs disposent d’un certain nombre de jours pour leur première connexion et changement de mot de passe. Après cette durée, l’utilisateur est bloqué et ne pourra plus se connecter. Vous devrez alors le débloquer, voir La gestion des accès pour plus d’information à ce sujet. On conseille donc de ne pas créer les accès trop tôt.
Normalement, cette limite est de 7 jours, mais la clinique peut écrire à support@infodata.ca pour demander de raccourcir ou allonger le délai permis par défaut.
Détails sur les rôles des employés
- Gestion des utilisateurs : seulement l’utilisateur Gestion, Utilisateurs, créé par Logiciels Info-Data, a droit à ce rôle. Vous ne devriez jamais cocher cette case vous-même.
- Administrateur : ce rôle permet la gestion de certains paramètres et préférences, par exemple la désactivation et fusion de dossiers, l’accès aux requêtes, la gestion des ressources de facturation, etc.
- Secrétaire : permet la gestion de l’index patient et des rendez-vous. Ce rôle ne donne pas accès aux données cliniques, ni au module de numérisation.
- Secrétaire médicale: en plus des fonctions secrétaires, ce rôle permet la numérisation et la consultation des données cliniques et documents (c.-à-d., lecture et impression/fax, mais pas édition).
- Facturation : donne accès au module de facturation privée (disponible dans l’interface administrative).
Attention
Les rôles s’additionnent. Par exemple, pour créer un utilisateur qui est une secrétaire médicale ayant accès à la facturation et aux droits administrateurs, il faut cocher les rôles Secrétaire médicale, Administrateur et Facturation.