Communication automatisée (non Hub)

Ofys offre la possibilité d’envoyer des courriels de confirmation et de rappels de rendez-vous automatiques aux patients, s’ils ont un courriel principal dans leur fiche.

L’envoi se base sur le type de rendez-vous sélectionné. Vous pouvez configurer les types de rendez-vous pour leur ajouter des statuts, qui auront un impact sur l’envoi automatique. Par défaut, tous les types de rendez-vous ont le statut Aucune communication automatisée.

L’option des courriels automatisés et toutes les fonctionnalités associées est offerte gratuitement à tous les clients Ofys DMÉ!

Les mêmes fonctionnalités sont également possibles par texto. Il y a un frais pour les cliniques qui souhaitent activer cette fonctionnalité, établi selon le volume de textos envoyés (coût de 0.05$ par texto; sujet à changements selon le coût facturé par notre fournisseur). Veuillez nous contacter à support@infodata.ca pour l’activer ou pour plus d’information à ce sujet.

Fonctionnement

Voici le fonctionnement lorsque les communications automatisées sont activées. Dès la sauvegarde du rendez-vous, un courriel est envoyé au patient pour lui communiquer les informations de son rendez-vous. Le courriel contient les informations de base (date, heure, professionnel) et le patient doit cliquer le lien du courriel pour ouvrir une page qui présente tous les détails du rendez-vous. Le courriel est adapté selon que le rendez-vous soit sur place, par télémédecine, ou par téléphone.

Jusqu’à 24 heures avant le rendez-vous, le patient a le choix d’annuler le rendez-vous si cette option est activée dans le site de travail de la clinique.
Dans les 48 heures précédant le rendez-vous, le patient a l’option de confirmer sa présence.
Toute modification du rendez-vous pertinente pour le patient (p.ex., changement d’heure ou de date, annulation) lui envoie un courriel pour l’aviser.
Environ 36 heures avant le rendez-vous, un message pré-visite (rappel) est envoyé au patient pour lui demander de le confirmer et remplir le questionnaire pré-visite s’il y a lieu. Pour ce qui concerne les questionnaires, veuillez vous référer à cette partie du guide.
Dans les 30 minutes précédant le rendez-vous, le patient peut indiquer son arrivée à la clinique, si cette option est activée dans le site de travail de la clinique.

Les statuts de types de rendez-vous

Vous pouvez attribuer différents statuts à un type de rendez-vous et ceux-ci auront un impact, entre autres, sur les envois automatisés au patient.

Configuration des types de rendez-vous

La création et la modification des types de rendez-vous se font dans l’espace administratif par un utilisateur ayant le rôle Administrateur. Sous Paramètres, ouvrez la page des Préférences, puis l’onglet Rendez-vous et descendez à la section Types de rendez-vous.

Chaque type de rendez-vous peut avoir différents statuts. Modifiez ou créez simplement un type de rendez-vous pour lui activer des statuts. Par défaut, tous les types ont le statut Aucune communication automatisée.

Voici les 7 statuts possibles et leur fonction :

Sur place : Si la communication automatique est autorisée, le patient est avisée que le rendez-vous est sur place et le questionnaire pré-visite est envoyé (p.ex., un questionnaire COVID) si la clinique en a un.
Télémédecine : Si la communication automatique est autorisée, le patient est avisé que le rendez-vous est par télémédecine. Le questionnaire pré-visite n’est pas envoyé et un icône de téléphone dans un carré bleu est devant le rendez-vous dans l’horaire du professionnel.
Téléphonique : Si la communication automatique est autorisée, le patient est avisé que le rendez-vous est par téléphone. Le questionnaire pré-visite n’est pas envoyé et un icône de téléphone dans un carré bleu est devant le rendez-vous dans l’horaire du professionnel.
Aucune communication automatisée : Ce statut empêche toute communication automatique au patient.
Aucune communication automatisée ni manuelle : Ce statut empêche toute communication automatique au patient.
Lors de l’envoi manuel des confirmations de rendez-vous, le rendez-vous ne sera pas coché.
Aucune communication et n’apparait pas sur le portail patient : Ce statut empêche toute communication automatique au patient. Lors de l’envoi manuel des confirmations de rendez-vous, le rendez-vous ne sera pas coché. Le patient ne verra pas le rendez-vous dans sa liste de rendez-vous (passés et futurs) sur son portail patient. Ce statut est utile dans le cas de rendez-vous de type “Tâche”.
Actif : Si cette case n’est pas cochée, le type de rendez-vous ne sera pas actif et donc, pas disponible.

La colonne Statut permet de voir en un coup d’œil combien de statuts sont cochés pour un type de rendez-vous. La colonne Actif permet de voir quels types de rendez-vous sont activés (ceux sans étoile sont désactivés).

Lorsque vous donnez un nouveau rendez-vous à un patient, il suffit de choisir le type de rendez-vous pour que le courriel approprié s’envoie.

Configuration du site de travail

Options de communication

Voici les options disponibles dans la fiche du site de travail:

ID questionnaire: Vous devez indiquer ici le ID du questionnaire pré-visite (p.ex. un questionnaire COVID) qui est envoyé automatiquement à tous les rendez-vous en présentiel, lorsque les communications automatisées sont autorisées. Veuillez consulter cette partie du guide pour en savoir plus.
Le patient peut indiquer son arrivée à la clinique: Lorsque cette case est cochée, le patient a accès à un bouton qui lui permet de confirmer son arrivée dans la clinique dans les 30 minutes précédant le rendez-vous, ce qui change son statut dans Ofys. L’option est accessible via le courriel de confirmation reçu.
Le patient peut annuler son rendez-vous: Lorsque cette case est cochée, le patient peut annuler son rendez-vous, et ce, jusqu’à 24 heures avant le rendez-vous.
Rendez-vous – Message au patient: La clinique peut écrire ici un message qui sera toujours affiché avec les détails du rendez-vous du patient, en français et en anglais.