Confirmation manuelle des rendez-vous
Ofys offre la possibilité aux utilisateurs d’envoyer manuellement des courriels ou textos de confirmation de rendez-vous aux patients! Les patients peuvent confirmer leur rendez-vous et l’information apparait dans l’horaire.
Quelle est la différence avec les confirmations automatiques?
L’avantage avec les confirmations manuelles est que la clinique décide à quel moment transmettre les confirmations et peut choisir à quels patients les envoyer. De plus, l’envoi peut se faire par texto ou par courriel.
Toutefois, les confirmations envoyées manuellement contiennent seulement l’information de base du rendez-vous et n’indiquent pas au patient si le rendez-vous est sur place ou par téléphone. De plus, il n’est pas possible de permettre au patient d’annuler, seulement de confirmer son rendez-vous. Pour profiter de ces options supplémentaires, on vous conseille d’activer plutôt les confirmations automatiques. De plus, celles-ci permettent à la clinique de personnaliser le message envoyé.
À noter
Si votre clinique est branchée au Hub, c’est le Hub qui s’occupe d’envoyer les confirmations de RV pour les professionnels ayant la case Synchronisation Hub de cochée dans leur fiche (accessible via le compte gestionutilisateurs). Si c’est votre cas, cet article ne vous concerne donc pas.
Pour les autres professionnels (ex: médecins spécialistes) et les cliniques non Hub, les confirmations de Ofys (automatiques et manuelles) demeurent disponibles.
En ce qui concerne le Hub, veuillez consulter cette page du guide pour avoir toute l’information concernant les communications automatisées.
Confirmer les rendez-vous d’une journée
Il faut d’abord inscrire le numéro de cellulaire ou l’adresse courriel du patient dans sa fiche:
- Allez dans la section Contact de sa fiche
- Cliquez sur +, puis choisissez Cellulaire/Texto ou Courriel principal dans la liste.
Les rendez-vous se confirment en bloc par journée. Pour envoyer les confirmations d’une journée, allez dans l’horaire du professionnel. Faites le clic droit sur la journée du calendrier à confirmer, puis sélectionnez l’option Envoyer confirmations.
Une fenêtre de confirmation apparaitra, où vous verrez la liste de tous les patients ayant un rendez-vous ce jour-là et qui ont un courriel ou un cellulaire d’inscrit dans leur dossier. Les patients qui n’ont pas ces types de contact n’apparaissent pas dans la liste, ni les rendez-vous ayant déjà été confirmés.
Ofys priorise l’envoi par courriel : si la fiche du patient contient un Courriel principal et un Cellulaire/texto, le message sera envoyé par courriel. Si la fiche contient un Cellulaire/Texto mais pas de Courriel principal, le message sera envoyé par texto. Si vous voulez envoyer les confirmations seulement par courriel ou seulement par texto, vous pouvez cocher la case à cet effet. La confirmation ne sera pas envoyée aux patients qui n’ont pas de contact de ce type.
S’il y a lieu, vous pouvez décocher les rendez-vous pour lesquels vous ne voulez pas envoyer de confirmation.
De plus, si vous souhaitez renvoyer une confirmation pour les rendez-vous qui sont déjà confirmés, décochez simplement la case Seuls ceux non confirmés.
L’état des rendez-vous pour lesquels une confirmation a été envoyée changera à Confirmation envoyée par courriel ou Confirmation envoyée par texto, suivi de la date et l’heure de l’envoi et le courriel ou cellulaire utilisé. Le rendez-vous changera aussi de couleur (à noter que vous pouvez choisir les couleurs pour la clinique!).
Aucune confirmation n’est envoyée pour :
- Les rendez-vous annulés ou supprimés;
- Les rendez-vous dont aucun patient n’a de contact de type Cellulaire/texto ou de type Courriel principal;
- Les rendez-vous avec le statut Confirmé ou Confirmé par texto/courriel sont exclus de la liste. Si vous désirez les confirmer à nouveau, décochez la case Seuls ceux non confirmés.
Confirmation
Par texto, le patient recevra un message comme celui-ci.
Si le patient répond Oui à ce texto, le statut du rendez-vous changera pour Confirmé par messagerie. Tous les textos qui commencent par Oui, Ok ou Yes (avec ou sans majuscules) sont considérés comme des confirmations. Pour toutes les autres réponses, le patient recevra le message : Réponse invalide, veuillez contacter la clinique. Il est inutile de réécrire; les réponses suivantes ne seront pas prises en compte.
Si un même numéro de téléphone est utilisé pour plus d’un rendez-vous dans la même journée (p. ex., celui du parent pour lui-même et ses enfants), une confirmation sera envoyée pour chaque rendez-vous. Par contre, un seul pourra être confirmé par le patient, puisqu’on ne peut pas recevoir deux confirmations de suite du même numéro. Cette limitation ne s’applique pas aux confirmations envoyées par courriel.
Pour les confirmations par courriel, les patients n’ont qu’à cliquer un lien pour confirmer leur rendez-vous. Voici un exemple de courriel reçu.
Une fois le rendez-vous confirmé, l’état changera à Confirmé par courriel ou Confirmé par texto, et affichera la date et l’heure de la confirmation. Le rendez-vous changera de couleur.
Historique des modifications
L’historique des modifications apportées au rendez-vous permet de voir quand le rappel a été envoyé au patient et quand le rendez-vous a été confirmé. Cliquez simplement sur l’icône verte encerclée dans l’image ici pour voir tous les détails :
À noter
La fonctionnalité de confirmation des rendez-vous par courriel ou message texte permet de sauver beaucoup de temps et de réduire le nombre de rendez-vous manqués.
Il est toutefois important de se rappeler que de manière générale, les courriels et messages textes ne sont pas fiables à 100%. Même si le message est envoyé, il est possible qu’il ne se rende pas au destinataire, qu’il soit classé comme indésirable, ou qu’il arrive seulement après un long délai, cela pour des raisons hors du contrôle d’Info-Data (par exemple, le serveur de courriel du patient).
Si tous vos rendez-vous doivent être confirmés, on conseille qu’un jour après l’envoi, le personnel administratif contacte par téléphone les patients qui n’ont toujours pas confirmé leur présence.