La gestion des familles
Général
Cette partie du guide concerne surtout l’accès au portail patient pour les familles, mais donne aussi d’autres informations concernant la gestion des familles dans Ofys.
Les parents ou tuteur peuvent accéder au compte Sofy de leurs enfants de moins 14 ans si un utilisateur de la clinique leur donne accès. Pour les personnes de plus de 14 ans, il y a aussi la possibilité de déléguer l’accès à un responsable (p. ex., pour les personnes inaptes ou les aînés).
Le parent ou responsable doit avoir un dossier ayant au minimum un NAM et un courriel, afin que son identité puisse être validée lors de son inscription au portail.
Donner accès au compte Sofy d’un enfant
Pour donner accès au compte d’un enfant, il faut d’abord ouvrir son dossier démographique. Dans la section Informations supplémentaires, vous trouverez l’espace pour ajouter les parents. Cette section vous permet de rechercher le dossier du parent afin de faire la liaison. Si le parent n’a pas de dossier, vous pouvez en créer un de cet endroit avec le +. Le numéro d’assurance maladie du parent s’inscrira automatiquement lorsque vous sélectionnerez un dossier.
Il ne vous reste plus qu’à cocher la case Donner accès au compte Sofy afin que le parent ait accès au compte de l’enfant. Lorsque l’enfant a plus de 14 ans, cette case se décoche automatiquement et disparait.
Vous pouvez ajouter un Parent 2, si vous voulez donner accès au compte à plus d’une personne. Il suffit de cocher la case sous le nom du Parent 2 pour lui donner accès.
La même chose peut se faire avec un Tuteur!
Astuce
Si vous ne désirez pas utiliser Sofy et voulez ajouter un parent qui n’a pas de dossier à la clinique, il est également possible de le faire. Inscrivez simplement son nom dans une des cases Parent, sans lancer la recherche.
Pour faire la facturation d’un bébé qui n’a pas encore de NAM, vous pouvez simplement écrire le NAM du parent dans la case prévue à cet effet. Il sera utilisé comme NAM du répondant avec le logiciel de facturation.
Donner accès au compte Sofy d’un adulte
Plus bas, il est aussi possible de cocher la case Donner accès au compte Sofy de manière permanente. Cette option est utile, entre autres, dans le cas d’un patient inapte ou d’une personne âgée qui souhaite donner l’accès à son compte à une personne responsable. En cochant cette case, vous devez confirmer avoir obtenu le consentement nécessaire.
Lorsque cette option est activée, l’accès des parents au compte de leur enfant ne sera pas retiré lorsque celui-ci atteindra l’âge de 14 ans. Pour un patient de plus de 14 ans, cocher cette case fait apparaitre les options Donner accès au compte Sofy sous les dossiers des Parent 1, Parent 2 et Tuteur. Pour donner accès à une personne qui n’est pas un des parents, simplement l’ajouter dans la section Tuteur.
À noter que la personne concernée garde aussi accès à son compte, même chose pour les enfants.
Envoi de message Sofy
Lorsque vous écrirez un message au patient, vous pourrez voir qui sont le ou les responsable(s) du compte. Un courriel avisant qu’il y a un nouveau message sur le portail du patient est envoyé à tous les destinataires indiqués, incluant l’enfant s’il a un courriel dans sa fiche.
Afficher les enfants et personnes à charge
Lorsque vous êtes dans le dossier démographique d’un parent, cliquez sur Afficher au bas de la section Informations supplémentaires afin de voir ses enfants ou personnes à charge.
Si le parent a accès au compte Sofy de l’enfant, vous verrez la mention Sofy en vert, comme sur cet exemple.
Modifier le dossier d’un parent ou d’un enfant
La modification du dossier de l’enfant et des personnes à charge est accessible via le dossier du parent/tuteur.
Lorsque vous cliquez sur le bouton pour afficher les enfants/personnes à charge, un petit crayon au bout vous donne directement accès au dossier de l’enfant ou de la personne à charge.
Après avoir cliqué sur le crayon, une fenêtre vous demandera de confirmer que vous voulez accéder au dossier de ce patient. Une fois confirmé, le dossier de ce patient s’ouvrira en simultané avec celui qui est déjà ouvert. Pour retourner au dossier initial, il suffit de cliquer sur l’onglet dans le haut de la fenêtre.
L’inverse est également possible. Lorsque vous vous trouvez dans le dossier d’un enfant, la modification du dossier du parent est accessible. Dans la même section, à côté du nom du parent, vous trouverez encore une fois le crayon.
Comment accéder au compte Sofy de l’enfant
Une fois que la clinique a donné l’accès, le parent doit se connecter à son propre compte Sofy. S’il n’a pas de compte Sofy, il doit en créer un avec ses informations et le lier à la clinique. Un guide complet est disponible pour aider le parent dans ces étapes.
Lorsque le parent est connecté à son compte, il verra sous son adresse courriel ou nom d’utilisateur un menu déroulant. Il lui suffit de sélectionner le nom de l’enfant pour accéder à son compte. Si un parent a plusieurs enfants, il verra le nom de chaque enfant dans ce menu déroulant. Il suffit d’en choisir un pour aller à son compte.
La première fois qu’un parent accède au compte de son enfant, il faut indiquer sa date de naissance pour vérifier qu’il s’agit de la bonne personne.
Un guide à imprimer et remettre aux parents est disponible au besoin pour les assister dans ces opérations.
Tutoriel
Voici finalement un tutoriel sur la gestion des familles dans Ofys.